Анализ финансовой отчетности

Лишиленко. Бухгалтерський облік

Облік касових операцій

Для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів в касі підприємства використовують рахунок ЗО "Каса". Рахунок ЗО "Каса" має такі субрахунки: 301 "Каса в національній валюті"; 302 "Каса в іноземній валюті". За дебетом рахунку ЗО "Каса" відображається надходження грошових коштів у касу підприємства, за кредитом — виплата грошових коштів із каси підприємства. На підприємствах, де працюють операційні каси (продаж квитків, оплата послуг зв'язку, обмін валют тощо) відкриваються субрахунки "Операційна каса в національній валюті" та "Операційна каса в іноземній валюті". Касові операції оформлюються документами, типові форми яких затверджені наказом Міністерства статистики України від 15.02.96р. № 51. і мають застосовуватися без змін на всіх підприємствах, незалежно від їх відомчої підпорядкованості і форми власності. Даним наказом затверджено до використання по обліку касових операцій наступні форми документів: КО-1 "Прибутковий касовий ордер"; КО-2 "Видатковий касовий ордер"; 300 КО-3 "Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів"; КО-За "Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів"; КО-4 "Касова книга"; КО-5 "Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей". Приймання готівки касами підприємств проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, ним уповноваженою. Про приймання грошей видається квитанція за підписами головного бухгалтера або особи, ним уповноваженої, і касира, завірена печаткою (штампом) касира або відбитком касового апарата. Типову форму прибуткового касового ордера і приклад його оформлення наведено у зразку 3.1. Видача готівки з кас підприємств проводиться за видатковими касовими ордерами або за належно оформленими платіжними (розрахунково-платіжними) -відомостями (далі — видатковими документами). Документи на видачу грошей мають бути підписані керівником і головним бухгалтером підприємства або особами, ними уповноваженими. До видаткових ордерів можуть долучатися заявки на видачу грошей, рахунки тощо. Типову форму видаткового касового ордера і приклад його оформлення наведено у зразку 3.2. У разі, якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявках, рахунках і таке інше є дозвільний надпис керівника підприємства, підпис керівника на видаткових касових ордерах не обов'язковий. Заготівельні організації, у тому числі і організації споживчої кооперації, можуть проводити видачу готівки здавальникам сільськогосподарських продуктів і сировини за відомостями, в яких вказуються їх прізвища, адреси, обсяги зданої продукції і сума виплаченої готівки, що завіряються підписом здавальника, з подальшим складанням (після закінчення робочого дня) загального видаткового касового ордера на всі видані за день суми за заготівельними квитанціями. У централізованих бухгалтеріях, що обслуговують бюджетні установи, на загальну суму виданої заробітної плати складається один видатковий касовий ордер, дата і номер якого проставляється на кожній платіжній (розрахунково-штатній) відомості. Для своєчасного одержання в установі банку необхідної суми готівки клієнт повинен у встановлені банком строки попередити (письмово або усно) установу банку про суму коштів у банкнотах та розмінній монеті, що передбачається для отримання.
У разі видачі окремій особі грошей за видатковим документом, касир вимагає пред'явлення документа, що засвідчує особу одержувача, перевіряє його найменування і номер, ким і коли він виданий. Якщо видатковий документ складений на видачу грошей кільком особам, то одержувачі також пред'являють зазначені документи, які засвідчують їх особу, і розписуються у відповідній графі платіжних документів.
Розписка в одержанні грошей може бути зроблена тільки власноручно у темному кольорі чорнилом або пастою кулькових ручок із зазначенням одержаної суми (гривень — літерами, копійок — цифрами). У разі одержання грошей за відомістю сума літерами не вказується, а лише цифрами.
Видача грошей особам, яких немає в списковому складі підприємства, проводиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу, або за окремою відомістю на підставі укладених договорів.
Видача грошей особам, що залучаються на сільськогосподарські і вантажно-розвантажувальні роботи, а також для подолання наслідків стихійного лиха, може проводитися за відомістю. Відомості складаються окремо за кожною організацією, працівники якої були направлені на вказані роботи, і засвідчуються (крім підпису керівника і головного бухгалтера підприємства — організатора робіт) підписом уповноваженого відповідної організації.
Видачу грошей касир проводить тільки особі, вказаній у видатковому документі. Якщо видача грошей проводиться за дорученням, оформленим в установленому порядку, в тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача грошей бухгалтерією вказується прізвище, ім'я та по батькові особи, якій доручено одержання грошей. Якщо видача грошей проводиться за відомістю, перед розпискою в одержанні грошей касир робить надпис: "За дорученням". Доручення залишається у касира і долучається до видаткового касового ордера або відомості.
У разі видачі грошей особі, що не має змоги через хворобу або з інших поважних причин підписатися особисто, за її письмовим дорученням за неї може підписатися інша особа, але тільки не працівник бухгалтерії або каси цього підприємства. На видатковому касовому ордері вказується найменування, номер, дата і місце видачі документа, що засвідчує особу фактичного одержувача грошей і особу, яка розписалася за отримання грошей.
Оплата праці, виплата допомог через тимчасову непрацездатність, стипендій і премій провадиться касиром за аіміж-ними (розрахунково-платіжними) відомостями без складання видаткового касового ордера на кожного отримувача.
На титульній сторінці платіжної (розрахунково-платіжної) відомості робиться дозвільний надпис про видачу грошей за підписами керівника і головного бухгалтера підприємства або осіб, ними уповноважених, із зазначенням строків видачі грошей і суми літерами.
В аналогічному порядку можуть оформлятися і разові видачі грошей на оплату праці (у разі відпустки, хвороби і таке інше), а також видача депонованих сум і грошей під звіт на витрати, пов'язані зі службовими відрядженнями, кільком особам.
Разові видачі грошей на оплату праці окремим особам провадяться, як правило, за видатковими касовими ордерами.
Після закінчення встановлених строків оплати праці, виплати допомог через тимчасову непрацездатність, стипендій і премій касир повинен:
а) у платіжній відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено оплату праці, виплату допомоги через тимчасову непрацездатність, стипендій або премій, поставити штамп або зробити відмітку від руки: "Депоновано" (див. зразок 5.3);
б) скласти реєстр депонованих сум (див. зразок 5.4);
в) у кінці відомості зробити надпис про фактично виплачену суму і недоодержану суму виплат, які підлягають депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за платіжною відомістю і засвідчити надпис своїм підписом. Якщо гроші видавалися не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться надпис: "Гроші за відомістю видавав підпис)". Видача грошей касиром і роздавальником за однією відомістю забороняється;
г) записати в касову книгу фактично виплачену суму і проставити на відомості штамп: "Видатковий касовий ордер №___".
Бухгалтерія робить перевірку зазначок, зроблених касирами у платіжних відомостях, і підрахунок виданих і депонованих за ними сум. Депоновані суми підлягають здаванню до установи банку і на ці суми складається один загальний видатковий касовий ордер.
Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи мають бути заповнені бухгалтерією тільки чорнилом темного кольору, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів та іншими способами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів.
У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи. Видача прибуткових касових ордерів і видаткових документів на руки особам, що вносять або одержують гроші, забороняється. Приймання і видача грошей за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання.
Під час одержання прибуткових касових ордерів або видаткових документів касир зобов'язаний перевірити:
а) наявність і справжність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому документі -дозвільного підпису керівника підприємства або осіб, ним уповноважених;
б) правильність оформлення документів;
в) наявність перелічених у документах додатків.
У разі недотримання хоча б однієї з перелічених вимог касир повертає документи до бухгалтерії для належного оформлення. Прибуткові касові ордери або видаткові документи одразу ж після одержання або видачі за ними грошей підписуються касиром, а долучені до них документи погашаються штампом або надписом "Оплачено" із зазначенням дати (число, місяць, рік).
Прибуткові касові ордери або видаткові документи до передачі у касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Видаткові касові ордери, оформлені на підставі платіжних (розрахунково платіжних) відомостей на виплату заробітної плати, реєструються після її видачі.
Типову форму журналу реєстрації прибуткових та видаткових касових документів, а також порядок його заповнення наведено у зразку 3.3.
Реєстрація прибуткових і видаткових касових документів може здійснюватися з використанням технічних засобів. При цьому в машинограмі "Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів", яка складається за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів за цільовим призначенням.
Касові документи, після складання звіту касира та його оброблення в бухгалтерії, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються переплітаються в окремі папки та зберігаються протягом 36 місяців після закінчення календарного року матеріально відповідальною особою, на яку покладено обов'язок зберігання документів, в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, які передаються під охорону.
Винесення з приміщення, що охороняється, касових документів дозволяється лише в окремих випадках і тільки за письмовим дозволом керівника або головного бухгалтера підприємства. До кінця робочого дня документи мають бути обов'язково повернені. Довідки за касовими документами видаються відповідним органам за їх вимогами у випадках, передбачених чинним законодавством, що підписані керівником і головним бухгалтером.
Касові документи можуть бути вилучені у підприємств за постановою слідчих, судових органів, прокуратури, арбітражного суду, рішенням державної контрольно-ревізійної служби і державної податкової адміністрації.
На місце вилученого справжнього документа підшиваються завірена матеріально відповідальною особою копія вилученого документа, все листування про вилучення документа, протокол вилучення, розписка особи, яка одержала справжній документ або поштова квитанція про надсилання документа тощо.
У разі, якщо вилученню підлягають одночасно кілька касових документів з різними датами одного календарного року, на місце одного з вилучених документів долучається його копія, вимога на вилучення (протокол вилучення і таке інше), а замість останніх — тільки копії з відмітками про місцезнаходження вимоги.
Усі надходження і видачі готівки в національній валюті підприємства враховують у касовій книзі, типова форма якої затверджена наказом Міністерства статистики України від 15.02.96р. №51.
Кожне підприємство, що має касу, веде одну касову книгу, аркуші якої мають бути пронумеровані, прошнуровані і опечатані сургучною або мастичною печаткою. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера цього підприємства.
У разі, якщо підприємства — юридичні особи мають відокремлені підрозділи, які здійснюють касові операції з готівкою з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів та видачею відповідних квитанцій, підписаних і завірених печаткою у встановленому порядку, і розташовані окремо від юридичної особи, то незаломю від того, виділені ці підрозділи на самостійний баланс чи ні, з метою повного врахування здійснюваних касових оборотів вказані підрозділи мають також вести касову книгу, яка оформлюється за взірцем касової книги підприємства і видається цим підрозділам.


Записи в касовій книзі проводяться у двох примірниках через копіювальний папір кульковою ручкою або чорнилом темного кольору.
Типову форму касової книги, а також приклад її заповнення наведено у зразку 3.4.
Кожний аркуш касової книги складається з двох рівних частин: одна з них (з горизонтальним лініюванням) заповнюється касиром як перший примірник та залишається у книзі, друга (без горизонтального лініювання) заповнюється з лицьового та зворотного боку через копіювальний папір і як звіт касира є відривною частиною аркуша.
Перші та другі примірники аркушів нумеруються однаковими номерами.
Записи касових операцій починаються на лицьовому боці невідривної частини аркуша (після рядка "Залишок на початок дня').
Спочатку аркуш згинають по лінії відрізу, підкладаючи відривну частину аркуша під частину, яка залишається у книзі. Для ведення записів після "Перенос" відривну частину аркуша накладають на лицьовий бік невідривної частини та продовжують записи по горизонтальному лініюванню зворотного боку невідривної частини аркуша.
Бланк звіту до кінця операцій за день не відривається.
Підчистки та невмотивовані виправлення в касовій книзі забороняються. Зроблені виправлення завіряються підписами касира, а також головного бухгалтера підприємства або особи, що його заміщує.
Записи в касову книгу проводяться касиром відразу після одержання або видачі грошей за кожним прибутковим касовим ордером і видатковим документом. Щодня в кінці робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей у касі на наступне число і передає до бухгалтерії як звіт касира другий відривний аркуш (копію записів у касовій книзі за день) з прибутковими касовими ордерами і видатковими документами під розписку в касовій книзі.
Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера підприємства.
Видача грошей з каси, не підтверджена розпискою одержувача у видатковому документі, на вмотивування залишку готівки в касі не приймається. Ця сума вважається нестачею і стягується з касира. Готівка, не виправдана прибутковими касовими ордерами, вважається надлишком каси і зараховується в дохід підприємства.
При наявності на підприємстві кількох касирів, старший касир перед початком робочого дня видає іншим касирам авансом необхідну для видаткових операцій суму готівки під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих касиром грошей. Касири в кінці робочого дня зобов'язані скласти звіт перед старшим касиром в одержанні авансу і грошей, прийнятих за прибутковими документами, і здати залишок готівки і касові документи за проведеними операціями старшому касиру під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих касиром грошей, типову форму і порядок заповнення якої наведено у зразку 3.5.


За аванси, одержані для оплати праці і виплати стипендій, касир зобов'язаний скласти звіт в строк, вказаний у платіжній відомості для їх виплати. До закінчення цього строку касири зобов'язані щоденно здавати в касу залишки готівки, не виданої за платіжними відомостями. Ці гроші здаються в опечатаних касирами сумках, пакетах тощо старшому касиру під розписку з зазначенням оголошеної суми.
За наявності на підприємстві тільки одного касира, облік прийнятих і виданих грошей ведеться цим касиром.
Підприємства торгівлі та сфери обслуговування населення при здійсненні касових операцій з готівкою повинні забезпечувати постійну наявність в своїх касах розмінної монети різних номіналів.
Невидача громадянам здачі через відсутність або недостатню наявність розмінної монети на цих підприємствах протягом робочого дня є порушення касової дисципліни, за що до винних осіб вищезазначених підприємств можуть застосовуватися штрафні санкції, передбачені Кодексом України про адміністративні правопорушення.
У разі здійснення торгівлі продукцією або роботами (послугами) з використанням торговельних автоматів або іншого подібного обладнання (що не передбачає наявності касового апарата, контрольованого уповноваженою на це фізичною особою), останні повинні бути оснащені електронним лічильником кількості розмінної монети, яка надходить до автомата, безкінечної дії із зростаючим підсумком. Лічильник опломбовується працівником місцевих органів податкової адміністрації. У міру накопичення автоматом грошової виручки відповідними працівниками торговельного чи іншого підприємства проводиться виймання готівки з подальшим відображенням у касовій книзі показників електронного лічильника і фактичної наявності готівки.
По факту отримання від касира касового звіту бухгалтер узагальнює в ньому наведені суми, що ідуть під одними бухгалтерськими рахунками і переносить обороти по дебету і кредиту ЗО рахунку у журнал ордер № 1 і відомість 1.1. при журнально-ордерній формі обліку, а при спрощеній формі обліку у відомість В-4 (див. дод. А 4). Із вказаних облікових регістрів узагальнені дані в подальшому переносяться в Головну книгу і у Баланс.
Схему документообігу касових операцій можна представити за допомогою рис. 3.1


Рис. 3.1. Схема документообігу касових операцій.
Відповідно до Закону України "Про застосування електронних контрольно-касових апаратів і товарно-касових книг при розрахунках із споживачами у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" № 265/95 — ВР від 06.07.1995 р. (із змінами та доповненнями) передбачено, що застосування електронних контрольно-касових апаратів та комп'ютерних систем є обов'язковим для підприємств, установ і організацій усіх форм власності, а також фізичних осіб — суб'єктів підприємницької діяльності, які здійснюють розрахунки із споживачами у сфері торгівлі громадського харчування та послуг за готівку та виконують купівлю-продаж готівкової іноземної валюти.
Типову кореспонденцію бухгалтерських рахунків по обліку касових операцій наведено у табл. 3.1.
Таблиця 3.1.
Кореспонденція бухгалтерських рахунків по обліку касових операцій