Анализ финансовой отчетности

Лишиленко. Бухгалтерський облік

Помилки в обліку та способи їх виправлення

Бухгалтерський облік на практиці пов'язаний із оформленням значної кількості первинних документів, які засвідчують здійснення тих чи інших господарських операцій. Інформація із первинних облікових документів узагальнюється, систематизується і знаходить своє відображення в облікових регістрах. В свою чергу при заповненні як первинних документів, так і облікових регістрів допускаються різного роду помилки. Найбільш поширеними помилками в обліку є: - запис неправильного тексту, що в результаті змінює або зміст операції, або напрямок здійснення певних витрат; - запис неправильних одиниць виміру матеріальних цінностей, облікової ціни одиниці запасів, що в результаті змінює підсумок по конкретній операції; - запис неправильних розцінок при виконанні робіт працівниками, що призводить або до заниження, або до завищення фонду оплати праці по підрозділах та підприємству в цілому; - встановлення неправильної кореспонденції між рахунками, яка призводить в результаті до записів в інших облікових регістрах; - порушення правил подвійного запису і взаємозв'язків між синтетичними рахунками, субрахунками і аналітичними рахунками; - неправильне виведення оборотів і сальдо по рахунках та ін. Треба зазначити, що обробка інформації як вручну, так і з використанням обчислювальної техніки зовсім не гарантує нездійснення помилок.Помилки, які виникають в обліку, можуть бути спричинені:
- недостатнім рівнем кваліфікації облікових працівників;
- втомою та неуважністю працівників;
- несправністю обчислювальної техніки;
Використанням при узагальненні даних із звітів і облікових регістрів, в яких були допущені помилки та ін. Помилки в обліку можуть бути локальними за умов, коли неправильні записи (помилки) відмічаються лише в одному обліковому регістрі і при ньому не впливають в подальшому на систематизацію інформації в інших облікових регістрах, а також транзитними, коли помилка в одному обліковому регістрі призводить до ланцюгових змін (помилок) в інших облікових регістрах, а також звітності підприємства.
Одним із найбільш поширених способів виявлення помилок, допущених в обліку, є пунктування записів. Він полягає у тому, що в процесі перевірки записів в декількох облікових регістрах, де були виявлені розбіжності, біля аналогічних цифр ставиться позначка "V", яка засвідчує тотожність даних. Це дає змогу побачити, яка частина інформації вже перевірена і що необхідно буде ще опрацювати з метою пошуку помилок.
Дієвим способом виявлення помилок в разі порушення правил подвійного запису і взаємозв'язків між синтетичними рахунками, субрахунками і аналітичними рахунками є складання оборотних відомостей як по синтетичних, так і аналітичних рахунках. Порядок складання таких відомостей було нами розглянуто в темі 4. Треба зауважити, що перевірка з метою виявлення помилок може бути як суцільною, коли вона здійснюється на всіх ділянках облікової роботи, так і вибірковою, коли здійснюється пошук помилок за певними ділянками облікової роботи або окремими операціями.
В залежності від характеру помилок використовують різні способи їх виправлення. Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (наказ Міністерства фінансів України №88 від 24.05.1995 р.) передбачено виправлення помилок наступними способами:
1) коректурний:
2) червоного сторно (від'ємних чисел).
Треба зауважити, що у тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітів підчистки і необумовлені виправлення не допускаються.
Помилки в первинних документах, облікових регістрах і звітах, що створені ручним способом, виправляються коректурним способом, тобто неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим надписується правильний текст або цифри.
Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.
В свою чергу помилки в облікових регістрах за минулий звітний період виправляються способом "червоного сторно". Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, в яку помилка (сума, кореспонденція рахунків) заноситься червоним чорнилом, пастою кулькових ручок (із знаком "мінус" або у рамці), а правильний запис (сума, кореспонденція рахунків) заноситься чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Внесенням цих даних до облікового регістру у місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис та відображається правильна сума і кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку.
Помилки в облікових регістрах за поточний період, що виправляються способом доповнюючих проводок, використовують у випадках, коли кореспонденція між рахунками вказана правильно, але операцію зазначено у меншій сумі, аніж було по факту її здійснення. В цьому випадку складають доповнюючу проводку за тією ж самою кореспонденцією рахунків, що й початковий запис, на різницю між правильною і зменшеною сумою по операції.
Виправлення помилки повинно бути обумовлено надписом "виправлено" та підтверджено підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.
У документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускається.