Анализ финансовой отчетности

Лишиленко. Бухгалтерський облік

Класифікація документів

Для оформлення різного роду господарських операцій, які здійснюються на підприємстві, використовують різні за своєю формою і змістом бухгалтерські документи. Поділ документів на групи за певними ознаками забезпечує правильне складання і опрацювання документа, а також розуміння його ролі в системі документообігу на підприємстві. Бухгалтерські документи незалежно від їх носія класифікуються за наступними ознаками: за призначенням, за характером задокументованих операцій, за порядком складання, за кількістю охоплених операцій, за місцем складання, за технікою складання і опрацювання. За призначенням документи поділяються на: розпорядчі, виконавчі (виправдні), бухгалтерського оформлення, комбіновані Розпорядчими називаються документи, в яких міститься розпорядження (наказ, завдання) щодо здійснення певної господарської операції. Вони представлені такими бухгалтерськими документами, як: платіжне доручення для перерахування грошових коштів з розрахункового рахунку підприємства іншому підприємству, довіреність на отримання матеріальних цінностей, чек грошової чекової книжки для отримання грошей із банку у касу та ін. Поряд з цим треба зауважити, що розпорядчі документи не засвідчують факту здійснення самої господарської операції, а отже, виступають лише підставою для їх здійснення. Виконавчими (виправдними) називають ті документи, які засвідчують факт здійснення. господарської операції, а отже, є підставою для відображення їх у обліку. Вони представлені такими бухгалтерськими документами, як: виписка із розрахункового рахунку підприємства, авансовий звіт щодо використання коштів підзвітною особою та ін. Для виконавців такі документи є виправдними щодо здійснення певних операцій, або витрачання грошових коштів.
Документи бухгалтерського оформлення складаються в бухгалтерії на підставі розпорядчих або виконавчих документів, а також даних поточного обліку в процесі підготовки для здійснення відповідних облікових записів. До таких документів належать різного роду бухгалтерські довідки, групувальні відомості, розрахунки (розподілу амортизації за підрозділами підприємства, розподілу загальновиробничих витрат, калькуляційні картки) та ін. Треба зауважити, що документи бухгалтерського оформлення не відображають безпосередньо факт здійснення господарської операції, а є лише підставою для здійснення облікових записів.
В практиці бухгалтерського обліку широке застосування знайшли документи, які поєднують в собі ознаки розпорядчих документів, виконавчих, а також документів бухгалтерського оформлення. Документи, які поєднують функції перелічених вище документів, називаються комбінованими. Прикладом таких документів можуть бути: видатковий касовий ордер, в якому міститься як розпорядження керівника щодо видачі грошей із каси, так і підтвердження виконання операції (підписи касира і одержувача); видаткова накладна, яка містить як розпорядження щодо видачі із складу певних виробничих запасів, так і підтвердження виконання операції (підписи комірника і одержувача) та ін.
За характером задокументованих операцій бухгалтерські документи поділяються на: грошові, матеріальні, розрахункові.
За допомогою грошових документів оформляються операції, які пов'язані із рухом грошових коштів на підприємстві. Такими документами є, зокрема: прибутковий та видатковий касові ордери, чек грошової чекової книжки для отримання коштів із банку у касу, об'ява на внесення готівки для здачі грошей із підприємства у банк.
Матеріальними документами оформляються операції, які пов'язані із рухом товарно-матеріальних цінностей на підприємстві.
Вони представлені такими документами, як: прибуткова накладна, видаткова накладна, лімітно-забірна картка та ін.
Документи, за допомогою яких здійснюються розрахунки між підприємствами, організаціями та установами — називаються розрахунковими. Такі документи представлені зокрема платіжним дорученням, платіжною вимогою-дорученням, за допомогою яких здійснюються операції на розрахунковому рахунку.
За порядком складання бухгалтерські документи поділяються на: первинні та зведені.
Первинні документи складаються безпосередньо під час здійснення господарської операції. Вони представлені такими документами як: прибуткові та видаткові касові ордери, прибуткові та видаткові накладні, товарно-транспортні накладні, наряди на відрядну роботу працівників та ін.
В свою чергу зведені бухгалтерські документи складаються на підставі даних кожного первинного документа шляхом групування і підрахунку (зведення) їх показників. Такі документи представлені, зокрема, такими як: касовий звіт, авансовий звіт, книга складського обліку, звіт про рух товарно-матеріальних цінностей, які складаються на підставі даних первинних облікових документів.
За кількістю охоплених операцій бухгалтерські документи поділяються на: разові та накопичувальні
Для оформлення однієї або декількох операцій, виконання яких передбачено відразу, використовують разові документи. Після складання разові документи є підставою для здійснення на їх основі відповідних бухгалтерських проводок. Разові документи представлені зокрема такими як: первинні документи (прибутковий і видатковий касові ордери, накладні на оприбуткування і відпуск виробничих запасів зі складу (як одного так і декількох найменувань виробничих запасів одночасно), платіжне доручення, довіреність на отримання товарно-матеріальних цінностей та ін.), а також зведені документи (звіт про рух товарно-матеріальних цінностей, касовий звіт, виписка банку із розрахункового рахунку підприємства, авансовий звіт та ін.).
Накопичувальні документи використовуються з метою оформлення декількох однорідних господарських операцій, виконання яких передбачене на протязі певного періоду (тижня, декади, місяця). Треба зауважити, що дані документи є підставою для здійснення на їх основі подальших облікових записів лише за умови відображення у них останньої операції і закриття документа, тобто виведення підсумку по всіх записах.
Прикладом багаторазових документів можуть бути: лімітно-забірна картка, наряди на відрядну роботу (як індивідуальний, так і для бригади) та ін.
За місцем складання бухгалтерські документи поділяються на внутрішні та зовнішні.
Внутрішніми називаються такі документи, які були складені на тому підприємстві, де здійснилася та чи інша господарська операція.
Зовнішніми називаються документи, які надійшли на адресу підприємства від інших підприємств, організацій, установ.
За технікою складання і опрацювання бухгалтерські документи поділяються на такі, які оформляються вручну, а також за допомогою ЕОМ.
Треба зауважити, що фактично всі бухгалтерські документи в межах всієї системи обліку можуть бути одночасно і такими, які оформляються вручну і такими, які складаються за допомогою ЕОМ. Поділ і розмежування документів можливий лише на окремо взятому підприємстві, яке характеризується конкретним ступенем механізації ділянок облікової роботи. Так, на одному підприємстві, в силу механізації певних ділянок облікової роботи, одні документи можуть бути такими, які оформляються вручну, інші — за допомогою ЕОМ, а в цей же час на іншому підприємстві все може бути навпаки.
Розглянуту класифікацію бухгалтерських документів можна узагальнити за допомогою рис. 6.1.
Класифікація бухгалтерських документів за певними ознаками показала, що фактично кожен документ належить одночасно до різних кваліфікаційних груп. Так, наприклад, платіжне доручення для перерахунку грошей постачальнику через установу банку за призначенням є розпорядчим документом, за характером задокументованих операцій — грошовим, за порядком складання — первинним, за кількістю охоплених операцій — разовим, за місцем складання - внутрішнім, та за способом складання — як такий, що складається вручну, або за допомогою ЕОМ, залежно від рівня механізації облікової роботи на конкретному підприємстві.
Таким чином, правильне розуміння класифікації бухгалтерських документів дає змогу відповідно оцінити призначення кожного документа при відображенні господарських операцій, які здійснюються в процесі господарської діяльності.


Рис.6.1.Класифікація бухгалтерських документів