Анализ финансовой отчетности

Лишиленко. Бухгалтерський облік

Бухгалтерські документи і вимоги щодо їх оформлення

Предметом бухгалтерського обліку є сукупність об'єктів, які можна об'єднати у три групи: 1) господарські засоби; 2) джерела утворення господарських засобів; 3) господарські процеси. Відправним моментом при відображенні об'єктів в обліку є їх документування. Це означає, що всі об'єкти мають бути зафіксовані, тобто має бути свідчення про їх наявність та рух. Роль такого свідчення виконує документ (від латинської "documentum" — свідчення, доведення). Отже, документ — це письмове свідоцтво, що фіксує та підтверджує господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення. Виходячи із цього документація являє собою спосіб суцільного і безперервного відображення об'єктів бухгалтерського обліку (господарських засобів, джерел утворення господарських засобів та господарських процесів) шляхом використання бухгалтерських документів. На протязі всього періоду існування обліку був і залишається традиційним носієм бухгалтерської інформації аркуш паперу встановленого зразка. Натомість за останні десятиріччя поняття носія облікової інформації значно трансформувалося у зв'язку із розвитком обчислювальної техніки. Так, на сьогодні різного роду облікові дані можуть зберігатися як на магнітних, так і на лазерних дисках. Але як би не змінювалися носії облікової інформації, сам документ, як свідчення факту здійснення господарської операції, залишається незмінним. Виходячи із цього, можна ствердити, що залишається і документація як елемент методу бухгалтерського обліку. Порядок документального відображення господарських операцій, а також вимоги щодо оформлення документів регламентується "Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку", затвердженим наказом Міністерства фінансів України №88 від 24.05.1995 р. У вказаному нормативному документі зазначено, що первинні документи повинні бути складені у момент проведення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення.Документи, створені засобами обчислювальної техніки на машинозчитуваних носіях, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили і доказовості.
Документ, виготовлений машинним способом, повинен бути записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому), виготовлений і розмічений за вимогами відповідного стандарту і закодований згідно з затвердженою системою кодифікації.
На вимогу контролюючих або судових органів та своїх контрагентів підприємство, установа зобов'язані за свій рахунок зробити копії таких документів на паперовому носії.
Первинні документи (на паперових і машинозчитуваних носіях інформації) для надання їм юридичної сили і доказовості повинні мати такі обов'язкові реквізити:
- назва підприємства, установи, від імені яких складений документ;
- назва документа (форми);
- код форми;
- дата і місце складання;
- зміст господарської операції та її вимірники (у натуральному і вартісному виразі);
- посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за дозвіл та здійснення господарської операції і складання первинного документа.
При застосуванні засобів обчислювальної та іншої оргтехніки реквізити можуть бути зафіксовані у вигляді коду.
Документ може бути підписаний особисто, із застосуванням факсиміле, штампу, символу або іншим механічним чи електронним способом посвідчення. Підписи осіб, відповідальних за складання первинних документів на обчислювальних машинах та інших засобах організаційної техніки, виконуються у вигляді паролю або іншим способом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, яка здійснила господарську операцію.
Документ на машинозчитуваному носії повинен мати код особи, відповідальної за правильність складання документа. Належність коду конкретній особі реєструється організацією-створювачем документа на машинозчитуваному носії, а також створюються технічні, програмні засоби та організаційні умови, що виключають можливість користування чужими кодами.
Фізичні та юридичні особи, які беруть участь у здійсненні операцій, пов'язаних з прийомом і видачею грошових коштів, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об'єктів майна, забезпечуються підприємством, установою, що виконує ці операції, копіями первинних документів про таку операцію.
Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України. Документування господарських операцій може здійснюватись з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов'язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм.
У випадках, установлених законодавством, а також міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності. Бланки суворої звітності друкуються за зразками типових форм, затверджених відповідно Державним комітетом статистики за погодженням з Міністерством фінансів України або міністерствами і відомствами за погодженням з Державним комітетом статистики і Міністерством фінансів України, із обов'язковим друкуванням на бланках квитанцій, білетів, талонів, абонементів тощо їх номінальної вартості. Всі бланки суворої звітності підтягають нумерації, порядок нанесення якої (нумератором, типографським способом) встановлюють міністерства і відомства.
Порядок використання та обліку бланків первинних документів суворої звітності, а також коло господарських операцій, оформлення яких провадиться на таких бланках, установлюються окремими нормативними актами.
Записи у первинних документах, облікових регістрах повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів, засобів механізації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.
Вільні рядки в первинних документах підлягають обов'язковому прокреслюванню.
Керівник підприємства, установи забезпечує фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій, що були проведені, у первинних документах та виконання всіма підрозділами, службами і працівниками правомірних вимог головного бухгалтера щодо порядку оформлення та подання для обліку відомостей і документів.
Керівником підприємства, установи затверджується перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна. Кількість осіб, які мають право підписувати документи на здійснення операцій з видачі особливо дефіцитних товарів і цінностей, бланків суворої звітності, повинно бути обмежено.
Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх у встановлені графіком документообороту терміни для відображення у бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.
Первинні документи підлягають обов'язковій перевірці працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов'язкових реквізитів та відповідність господарської операції діючому законодавству, логічна ув'язка окремих показників.
Забороняється приймати до виконання первинні документи на операції, що суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну і фінансову дисципліну, завдають шкоди державі, власникам, іншим юридичним і фізичним особам.
Такі документи повинні бути передані головному бухгалтеру підприємства, установи для прийняття рішення.
Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання: при ручній обробці — дату запису в обліковий регістр, а при обробці на обчислювальній установці — відтиск штампу оператора, відповідального за їх обробку.
Усі документи, що додаються до прибуткових та видаткових касових ордерів, а також документи, що стали підставою для нарахування заробітної плати та інших подібних виплат, підлягають обов'язковому погашенню штампом або ручним надписом "Одержано" або "Сплачено" із зазначенням дати (числа, місяця, року).