Анализ финансовой отчетности

Хранение бухгалтерских документов

Организации любой формы собственности или индивидуальные предприниматели обязаны хранить бухгалтерские документы.

Обеспечивает такое хранение руководитель, а индивидуальный предприниматель отвечает за это самостоятельно. Но до архива они проходят долгий путь: доставка документов на предприятие, их обработка, передача с одного места до второго. Бывает, что важный документ может лежать на чьем-то столе по нескольку дней. Именно поэтому необходимо осуществлять контроль по хранению документов.

Как создать эффективную и быструю систему обработки документов? Для этого необходимо организовать правильный документооборот на предприятии. Документооборот – это установленный порядок и строк движения документов во время их обработки от момента их получения и до момента передачи в архив.

Данные о документах, которые уже обработаны, вносятся в реестр. Сами же документы хранятся в текущем архиве на протяжении 1 года, а затем передаются на хранение в архив предприятия, организации или учреждения. Для документов, которые находятся на стадии обработки, предусмотрены отдельные папки. Такие документы находятся в них на протяжении одного месяца. В конце этого строка они распределяются по разным папкам в соответствие с номенклатурой. Документы группируются, исходя из определенных признаков. На папке обязательно указывают количество страниц, номер дела, число, месяц, год. Каждая папка должна быть зарегистрирована в архивной книге.

Хранение документов в архиве осуществляется в соответствие с некоторыми требованиями. Например, для каждого вида документов устанавливается индивидуальный строк хранения. По истечению строка хранения, документы уничтожают, в результате чего составляется акт. Суть процесса уничтожения – передача соответствующих материалов организациям вторичного сырья.