Анализ финансовой отчетности

Документальне оформлення розрахунків за допомогою платіжної картки

Отже, ви придбали платіжний термінал або імпринтер, зареєстрували його в податковій, встановили у себе в магазині, підключили і налаштували. Тепер сміливо чекайте покупців, які бажають розрахуватися з вами за допомогою картки. А поки звернемо вашу увагу на документальний та обліковий бік цієї операції. Перше, що необхідно зробити касиру після того, як він візьме в руки банківську платіжну картку покупця (далі—БПК, картка), — переконатися втому, що його підприємство працює з картками цієї платіжної системи. І якщо все гаразд, то можна відпускати товар. Далі за планом настає черга авторизації...

Авторизація
Нагадаємо, що собою являє ця процедура. Згідно з п. 1.5 Положення про БПК авторизація — це одержання дозволу на операцію з платіжною карткою. Насправді все відбувається приблизно так (звичайно, все залежить від обладнання): касир бере картку у клієнта, вставляє її у платіжний термінал, який, отримавши дані картки, робить запит до бази даних банку й одержує звідти інформацію про можливість або неможливість проведення розрахунків.

Після авторизації касир роздруковує платіжну квитанцію (сліп) платіжного термінала (імпринтера) і просить покупця підписом підтвердити на ньому правомірність розрахунків цією карткою. Зазвичай сліп оформлюють у 3-х примірниках (клієнту, торговцю, еквайру), а квитанцію до платіжного терміналу — у 2-х (клієнту та еквайру).

Перед тим як віддати один примірник квитанції (сліпа) покупцю, завжди звіряйте підпис на зворотному боці картки з підписом, залишеним покупцем на квитанції. І якщо він не збігається, розрахунків не проводять і товар залишається у продавця. До речі, не забудьте в цьому разі скасувати авторизацію, анулювати сліп або заповнити заявку на скасування трансакції (якщо розрахунки оформлювали через платіжний термінал). Коли ж усе гаразд, то другий екземпляр квитанції (сліпа) віддають покупцю.

Крім підпису, ідентифікувати покупця можна і за допомогою ПІНу, який він вводить на спеціальній клавіатурі, розташованій на касі продавця. Але це має бути зазначене у правилах відповідної платіжної системи та/ або умовах використання картки.

Зауважте, ці два способи ідентифікації взаємовиключають один одного! Тобто торговець не має права вимагати від покупця і підписати квитанцію (сліп), і ввести ПІН. Потрібно використовувати щось одне.

Вважаємо, не зайвим буде попередити покупця і представника продавця про те, що всі операції з БПК проводять лише у присутності держателя БПК, якщо, звичайно, інше не зазначено у правилах платіжної системи, що випустила цю платіжну картку.

Документальне оформлення
Не відкриємо Америки, якщо скажемо, що всі операції з карткою підтверджують документально. Так що настав час поговорити про зміст і форму документів, що оформлюють у процесі використання картки. Залежно від обладнання, що застосовують при розрахунках, вони бувають трьох видів:
— квитанція платіжного термінала, або сліп (паперовий документ, що підтверджує проведення операції з БПК і містить набір даних за цією операцією і реквізити картки);
— чек банкомата;
— фіскальний касовий чек (далі— чек РРО) або видатковий чек.

Вони або мають паперову форму, або оформлені в електронному вигляді. Це також встановлюють правила платіжної системи. Наприклад, НБУ вважає, що недоцільно оформлювати паперові документи при розрахунках на невеликі суми в місцях масового обслуговування населення, що вимагають швидкого обслуговування. До таких відносять транспорт, телефонний зв'язок тощо.

Кількість примірників таких документів, зрозуміло, залежить від числа учасників розрахунків. А ось самі форми документів продавці знайдуть у правилах платіжної системи, до якої належить картка, що обслуговується. При цьому перелік обов'язкових реквізитів однаковий для всіх систем. Але кожна з них може визначати у своїх правилах наявність на документах якоїсь специфічної додаткової інформації.

Отже, почнемо з квитанції та сліпа. Згідно з п. 4.7 Положення про БПК вони повинні містити в собі таку інформацію:
1) ідентифікатор еквайра і торговця або інші реквізити, що дають можливість їх ідентифікувати;
2) дату здійснення операції;
3) вид операції (купівля, повернення тощо);
4) суму операції у гривнях;
5) реквізити платіжної картки (допустимі правилами безпеки платіжної системи);
6) код авторизації або інший код, що ідентифікує операцію у платіжній системі (якщо правилами платіжної системи передбачено авторизацію);
7) підпис касира (якщо це зафіксовано у правилах платіжної системи);
8) підпис держателя платіжної картки (при оформленні сліпа— обов'язково, у випадку з квитанцією — якщо це встановлено правилами платіжної системи).

Якщо ж ви знімаєте за допомогою картки готівку через касу банків або їх агентів, то перевірте, щоб у квитанції (сліпі) були (п. 4.9 Положення про БПК):
1) ідентифікатор банку або інші реквізити, що дають можливість його ідентифікувати;
2) дата проведення операції;
3) сума і валюта операції;
4) реквізити БПК (допустимі правилами безпеки платіжної системи);
5) код авторизації або інший код, що ідентифікує операцію у платіжній системі;
6) підпис касира (якщо це передбачають правила платіжної системи);
7) підпис держателя платіжної картки (при оформленні сліпа — обов'язково, у випадку з квитанцією — якщо це визначено у правилах платіжної системи).

Коли ж гроші одержують через банкомат, розрахунковий документ повинен мати такі дані (п. 4.10 Положення про БПК):
1) ідентифікатор банку або інші реквізити, що дають можливість його ідентифікувати;
2) номер банкомату;
3) дату проведення операції;
4) суму і валюту операції;
5) реквізити БПК (дозволені правилами безпеки платіжної системи);
6) код авторизації або інший код, що ідентифікує операцію у платіжній системі.

До речі, банкомат, на відміну від касового апарата, такий чек друкує не завжди, а лише за бажанням клієнта. Тому якщо підтвердний документ вам потрібен (наприклад, ви використовуєте корпоративну картку свого підприємства), не забувайте замовляти його при "спілкуванні" з банкоматом.

Вимоги до оформлення та змісту чека РРО ви знайдете в п. 3.2 і п. 3.6 Положення про розрахункові документи. Отже, у ньому мають бути:
1) назва та адреса господарюючої одиниці (припустимо, магазину чи кафе);
2) для платників ПДВ — індивідуальний податковий номер платника, а перед номером друкують великі літери "ПН";
3) для неплатників ПДВ — ідентифікаційний код із ЄДРПОУ або номер із ДРФО, перед яким друкують заголовні літери "ІД";
4) літерне позначення ставки ПДВ праворуч від надрукованої вартості товару (послуги);
5) форма оплати (у нашій ситуації — карткою) і сума заданою формою оплати;
6) реквізити платіжної картки (допустимі правилами безпеки платіжної системи), перед якими друкують заголовні літери "ПК";
7) напис "Код авт." і код авторизації або інший код, що ідентифікує операцію у платіжній системі (крім випадків, коли за правилами розрахунків платіжної системи слід скласти розрахункові документи із застосуванням БПК без процедури авторизації);
8) підпис касира і підпис держателя платіжної картки (якщо це передбачено правилами платіжної системи) в окремих рядках, перед якими друкують, відповідно, "Касир" і "Держатель ПК";
9) кількість і вартість придбаного товару (одержаної послуги), якщо вона не дорівнює одиниці виміру;
10) вартість одиниці виміру товару (послуги);
11) найменування товару (послуги).

Буває, що за допомогою картки готівку одержують через торгову організацію. Тоді чек РРО заміняє видатковий чек. Із перелічених реквізитів у ньому не буде останніх 3 пунктів, проте з'являться (п. 4.1 і п. 4.7 Положення про розрахункові документи):
1) назва операції виплати;
2) сума, яку видають;
3) кількість проведених однотипових операцій виплати і сума за ними.

Передача документів до банку
Інформацію за всіма документами, оформленими платіжним терміналом (імпринтером), торгове підприємство за підсумками дня заносить до реєстру платіжних документів, що і передає еквайру. Форму реєстру встановлюють правила платіжної системи або еквайра, тому вони можуть відрізнятися один від одного. Способи подання такого документа також бувають різними: деяким достатньо електронного варіанта, іншим подавай ще й друковану версію.

При цьому у випадку з оформленням сліпів через імпринтер до такого реєстру додають і самі первинні документи, завірені підписом платника.

А ось коли ви використовуєте платіжний термінал, формування та передачу платіжного повідомлення еквайру можна виконати в момент проведення авторизації покупця або ж, яку випадку зі сліпами, зберегти в пам'яті термінала, поки не настане строк його передачі. Строки передачі документів еквайру обумовлюють при укладанні договору (див. газету "Все про бухгалтерський облік"№63 за 2007 рік).

Отримавши реєстри, еквайр, у свою чергу, формує платіжні повідомлення і передає їх до процесингового центру або до розрахункового банку (банку покупця).

Ну і на завершення: не забувайте, що строк внутрішньо-банківських переказів не повинен перевищувати 2 банківських днів. Отже, спочатку надійдуть гроші з тих картрахунків, які обслуговує ваш банк. На решту іноді доводиться чекати до 5 банківських днів. Врахуйте це, плануючи свої грошові потоки.

Бухгалтерський і податковий облік операцій з БПК
Підприємство продає будівельні матеріали. Представник покупця-юрособи розрахувався за товар на суму 1200 грн (ут. ч. ПДВ) за допомогою БПК. Собівартість проданого товару становить 700 грн. Розглянемо бухгалтерський і податковий облік у обох сторін угоди (таблицю див. на стор. 6).



Список використаних нормативно-правових актів:
1. Закон про прибуток— Закон України "Про оподаткування прибутку підприємств" у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР.
2. Положення про розрахункові документи — Положення про форму та зміст розрахункових документів,затверджене наказом ДПАУ від 01.12.2000 р. № 614.
3. Положення про БПК— Положення про порядок емісії платіжних карток і здійснення операцій з їх застосуванням, затверджене постановою Правління НБУ від 19.04.05 р. № 137.
Інна Назаренко