Анализ финансовой отчетности

Надходження товару до магазину: перевіряємо кількість і якість

Блиск вітрин, прилавки, що ломляться від вишуканих виробів, привітні та усміхнені продавці — все це результат непростої роботи торговельного механізму. Зрозуміла справа, звичайному покупцеві зовсім не обов'язково знати, як уся ця краса створюється. А от бухгалтеру потрібно в усьому розібратися, все розкласти по поличках. І ми йому в цьому допоможемо! Наша стаття буде до душі тим читачам, які хочуть знати, як правильно прийняти товарно-матеріальні цінності (далі — ТМЦ) на складі магазину за кількістю і якістю.

Якими документами потрібно керуватися
Це Інструкції № № П-6 і П-7. "А чи працюють вони зараз?" — засумніваєтеся ви. Працюють! І отчому. Не секрет, щодо цих пір ми іноді користуємося ще радянськими документами — постанова ВРУ "Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР" від 12.09.91 р. № 1545-ХІІ. Звичайно, це дозволено робити, якщо стара нормативка не має українського аналога, а також не суперечить Конституції і законам України. Які ж документи з приймання товарів залишилися нам у спадок від Радянського Союзу? Це Інструкції № П-6 і № П-7. За час незалежності України їх нічим не замінили, а отже, саме ними керуються підприємства торгівлі. Аналогічну думку висловили й Мінекономіки у своєму листі від 17.11.06 р. №91 -22/389. Якщо ж ви спираєтесь на норми ЦКУ, то беззаперечно застосовувати Інструкції № № П-6 і П-7 необов'язково (лист Мінекономіки від 11.10.05р. №81-16/71).

Загальні вимоги до приймання товару
Що ж таке приймання товару? Перш за все це встановлення фактичної кількості, якості та комплектності товарів. Також при прийманні визначають відхилення та причини, що їх викликали.

Залежно від договору між постачальником і покупцем на склад магазину товари надходять за:
— накладною на відпуск товару;
— товарно-транспортною накладною;
— залізничною накладною;
— актом приймання-передачі на комісію;
— актом приймання-передачі на зберігання та ін.

Тепер кілька слів про приймання товарів від транспортних організацій. У належні строки отримувач повинен оглянути вантаж і перевірити (п. 4 Інструкції № П-6 і п. З Інструкції № П-7):
а) наявність на транспортних засобах (вагоні, цистерні, баржі, трюмі судна, автофургоні тощо) або на контейнерах пломб відправителя чи пункту відправлення (станції, пристані, порту), справність пломб, відтиски на них, стан вагону, інших транспортних засобів або контейнера, наявність захисного маркування вантажу, а також справність тари;
б) відповідність найменування вантажу та транспортного маркування на ньому даним, зазначеним у транспортному документі, і вимагати від транспортних організацій видачі вантажу за кількістю місць або вагою у всіх випадках, коли такий обов'язок покладено на них правилами, що діють на транспорті, та іншими нормативними актами;
в) чи були дотримані встановлені правила перевезення, що забезпечують охорону вантажу від пошкодження та псування (укладання вантажу, температурний режим, кригопостачання та ін.), строки доставки.

Якщо вам видали вантаж, не перевіривши кількість місць, вагу та стан, ви можете вимагати від органів транспорту зробити відповідну відмітку про це у транспортному документі. Коли при прийманні вантажу від транспортної організації встановлюють пошкодження або його псування, невідповідність найменування та ваги або кількості місць даним, зазначеним у транспортному документі, отримувач зобов'язаний вимагати скласти комерційний акт при залізничних перевезеннях; зробити відмітку на товарно-транспортній накладній або скласти акт— при доставці вантажу автомобільним транспортом. Якщо розбіжності будуть щодо якості, то отримувач самостійно складає акт приймання товарів.

Приймання товару за кількістю
Документальна сторона. Приймають товар за кількістю, звіряючи фактичні показники з даними по транспортних та супроводжувальних документах: рахунки-фактури, специфікації, описи, пакувальні ярлики та ін. Якщо цих документів немає, складають акт про фактичну наявність продукції із зазначенням, яких саме товарів не вистачає (абз. 1 п. 12 Інструкції № П-6). Після приймання постачальнику потрібно надіслати листа з вимогою вислати документи, яких не вистачає.

Приймання товару залежно від виду тари. ТМЦ, що надійшли до комори або на склад незатареними чи у відкритій тарі, приймають за вагою брутто та кількістю товарних одиниць. Продукцію в тарі (ут. ч. ушкодженій) оприбутковують за кількістю місць та вагою нетто, перевіряючи стан пакування.

Місце приймання продукції. Отримувач приймає продукцію за кількістю:
а) на своєму складі — у разі доставки продукції постачальником;
б) на складі постачальника — при самовивезенні;
в) у місці розпечатання опломбованих або в місці розвантаження не опломбованих транспортних засобів і контейнерів або на складі транспортної організації— при доставці та видачі продукції транспортною організацією.

Строки приймання продукції. Швидкопсувні продукти, що надійшли у справній тарі, приймають за кількістю товарних одиниць і вагою нетто протягом 24 годин, а інші ТМЦ — не пізніше 10 днів з моменту їх отримання (абз. "б" п. 9 Інструкції № П-6). Продукти ж, що надійшли без тари, у відкритій тарі чи у пошкодженій тарі, приймають у момент отримання від постачальника або зі складу органу транспорту чи в момент розпечатання опломбованих і розвантаження не опломбованих транспортних засобів і контейнерів, але не пізніше строків, установлених для їх розвантаження (абз. "а" п. 9 Інструкції № П-6).

Повнота перевірки ТМЦ. При прийманні кількість товарів, що надійшли, визначають у тих самих одиницях виміру, які записані у супровідних документах (п. 13 Інструкції №'П-6). Якщо в останніх відправник зазначив вагу продукції та кількість місць, то отримувач повинен їх перевірити.

Як перевіряють вагу нетто? Логічно, що у порядку, установленому стандартами, техумовами та іншими обов'язковими правилами. Коли ж на момент приймання вагу нетто визначити неможливо, її знаходять розрахунковим шляхом: від ваги брутто віднімають вагу тари (п. 14 Інструкції № П-6).

Увага!
Не можна визначати вагу нетто, віднімаючи вагу тари від ваги брутто на підставі даних, зазначених у супровідних і транспортних документах, без перевірки фактичної ваги брутто та ваги тари.

Проводити вибіркову (часткову) перевірку дозволено, тільки якщо це передбачено стандартами, техумовами, Особливими умовами, обов'язковими правилами або договором.

Приймання товару за якістю
Документальна сторона. Головна мета будь-якого торговельного підприємства, окрім отримання гідного прибутку, — реалізація продуктів найвищої якості. А для того, щоб бути у цьому упевненими на всі сто, слід провести приймання ТМЦ за якістю. Роблять це за супровідними документами, що посвідчують якість і комплектність продукції, яка постачається: технічний паспорт, сертифікат, посвідчення про якість, рахунок-фактура, декларація виробника, ветеринарні документи та ін. Якщо зазначених документів нема, складають акт про фактичну якість і комплектність продукції, що надійшла (п. 14 Інструкції № П-7). У ньому слід зробити відмітку, яких супровідних документів нема.

Місце приймання продукції. Отримувач приймає продукцію, перевіряючи якість:
а) у себе на складі — якщо товар доставляв постачальник;
б) на складі постачальника — при самовивезенні;
в) у місці розпечатання опломбованих або у місці розвантаження не опломбованих транспортних засобів та контейнерів або на складі транспортної організації — при доставці та видачі продукції транспортною організацією.

Строки приймання продукції. Приймання ТМ Ц за якістю проводять у строки, визначені п. 6 Інструкції № П-7:
а) при іногородній поставці — не пізніше 20 днів, а швидкопсувної продукції— не пізніше 24 годин після видачі продукції транспортною організацією чи надходження її на склад отримувача при доставці продукції постачальником або при вивезенні продукції отримувачем;
б) при одногородній поставці — не пізніше 10днів, а швидкопсувної продукції — 24 годин після надходження продукції на склад отримувача.

Іноді в процесі підготовки товару до продажу або при самому продажі виявляють приховані недоліки —такі, які не могли бути виявлені при звичайному для даного виду продукції прийманні. Про це протягом 5 днів, але не пізніше ніж через 4 місяці після надходження товарів на склад покупця, складають акт про приховані недоліки.

Повнота перевірки ТМЦ. Одночасно з перевіркою якості приділяють увагу комплектності продукції, відповідності тари, пакування, маркування до вимог стандартів, техумов, Особливих умов, обов'язкових правил або договору до креслень, зразків (еталонів). Проводити вибіркову (часткову) перевірку якості продукції можна за умови, що це передбачено стандартами, техумовами, Особливими умовами, обов'язковими правилами або ж договором.

У всіх випадках, коли стандартами, технічними умовами, умовами постачання, іншими обов'язковими правилами або договором для визначення якості продукції передбачено відбір зразків (проб), особи, що беруть участь у прийманні продукції за якістю, зобов'язані їх відібрати. Після цього зразки (проби) опечатують або пломбують і забезпечують етикетками, підписаними особами, які беруть участь у відборі. Про добір зразків (проб) оформлюють акт, в якому повинно бути зафіксовано:
1) час і місце складання, найменування отримувача продукції, ПІБ і посади осіб, що беруть участь у відборі зразків(проб);
2) найменування виробника (відправника) продукції;
3) номер і дата рахунка-фактури та транспортної накладної, за якими надійшла продукція, і дата надходження її на склад отримувача, а при доставці продукції постачальником і при відпуску продукції зі складу постачальника — номер і дата накладної або рахунка-фактури, за яким здано продукцію;
4) кількість місць і вага продукції, а також кількість і номери місць, з яких відбирали зразки (проби) продукції;
5) зазначення того, що зразки (проби) відібрані в порядку, передбаченому стандартом, технічними умовами, Основними та Особливими умовами поставки, іншими обов'язковими правилами та договором з посиланням на їх номер і дату;
6) чи забезпечені відібрані зразки (проби) етикетками, що містять дані, передбачені стандартами чи технічними умовами;
7) опечатані або опломбовані зразки (проби), чиєю печаткою або пломбою (відтиски на пломбах);
8) інші дані, які.особи, що беруть участь у відборі проб, вважатимуть за необхідне включити до акта для більш детальної характеристики зразків (проб).

Результат приймання продукції
При прийманні ТМЦ їх може виявитися стільки, скільки потрібно, більше або менше, ніжу супровідних документах. Розглянемо кожний варіант.

При відповідності фактичної кількості та якості ТМЦ, що надійшли, зазначеним у супровідних документах постачальника комірник або інша матеріально відповідальна особа (далі—МВО) розписується у супровідному документі постачальника в їх отриманні. Після цього під кожний документ на товар (накладну, видаткову накладну та ін.) в магазині потрібно додатково виписати прибутковий ордер (форма № М-4), затверджений наказом № 193 (зразок заповнення див. на стор. 9). Мало того, що це буде відповідати вимогам законодавства, так це ще й вкрай зручно: у ньому знайшла своє місце вся потрібна інформація про товар. Форму № М-4 складає в одному екземплярі МВО, відповідальна за приймання товару у день надходження цінностей на склад. Отриманий і належний чином оформлений товар передають до відділів (секцій) торговельного підприємства для реалізації на підставі накладної-вимоги на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (зразок заповнення див. у газеті "Все про бухгалтерський облік " № 49 за 2006 p., стор. ЗО).

І не забудьте, що для отримання товарів, що надходять на склад, необхідно виписати і видати представнику постачальника довіреність. Про те, як правильно це зробити, читайте у газеті "Все про бухгалтерський облік" № 103 за 2006р., стор. 19—21.

Якщо при прийманні продукції буде виявлено нестачу (надлишки), то отримувач зобов'язаний призупинити приймання, забезпечити збереження продукції, а також вжити заходів, щоб не змішати її з іншою однорідною продукцією. Що належить зробити далі, читайте удвох наступних розділах.

Оформлення розбіжностей
Якщо при прийманні ТМЦ виявили розбіжності у кількості та якості, то складають акт за підписами осіб, які проводять приймання (п. 16 Інструкції № П-6 і п. 16 Інструкції № П-7). Для цього можна взяти акт про приймання матеріалів (форма № М-7), затверджений наказом № 193 (зразок заповнення див. на стор. 10). Його підготовкою займається приймальна комісія з обов'язковою участю МВО та спеціально викликаного з цього приводу представника відправника (постачальника) або представника не зацікавленої організації. Акт заповнюють у 2-х примірниках, а затверджує його керівник підприємства (уповноважена особа). Зробити це потрібно не пізніше, ніж наступного дня після складання акта. У тих випадках, коли ТМЦ приймали у вихідний або святковий день, акт затверджують наступного першого робочого дня — п. 26 Інструкції № П-6. Після приймання цінностей перший екземпляр акта з документами передають до бухгалтерії для обліку ТМЦ, а другий — відділу постачання або юрвідділу для направлення листа-претензії постачальнику.

Представник місцевого постачальника зобов'язаний з'явитися на торговельне підприємство не пізніше наступного робочого дня, а при прийманні швидкопсувних продуктів — протягом 4-х годин після повідомлення про виклик, а представник іногороднього постачальника — у 3-денний строк, не враховуючи часу на проїзд (п. 17 Інструкції № П-6 і п. 19 Інструкції № П-7). Якщо представник постачальника на виклик отримувача не приїхав або без нього взагалі можна обійтися, то акт оформлюють за нормами п. 18 Інструкції № П-6 і п. 20 Інструкції № П-7 або:
а) за участю компетентного представника іншого підприємства (організації), виділеного керівництвом або заступником керівника;
б) за участю компетентного представника громадськості підприємства-отримувача, призначеного керівником або заступником керівника з числа осіб, затверджених рішенням заводського, фабричного чи місцевого комітету профспілки цього підприємства;
в) односторонньо підприємством-отримувачем, якщо відправник (виробник) дав згоду на одностороннє приймання продукції.

Тепер коротко про комерційний акт (форма № ГУ-22) — додаток 1 до Правил складання актів (ст. 129 Статуту), затверджених наказом Мінтрансу України від 28.05.02 р. №334. Він стане у пригоді, якщо невідповідність найменування, маси та кількості місць до фактично отриманих ТМЦ виявили щодо товару, який транспортували залізницею. Цей документ— підстава для висування претензії транспортній організації (залізниці). Комерційний акт оформлюють у 3-х екземплярах: для відправника і отримувача вантажу, а також для перевізника.

Візьміть на замітку!
Окрім комерційного акта, необхідно оформити й акт за формою № М-7. Тут перший документ просто-на-просто додають до акта про приймання товару.

Комерційний акт не складають, а роблять відмітку про це у залізничній накладній, якщо нестача товару не перевищила норм природного убутку (п. 27 Правил видачі вантажів, затверджених наказом Мінтрансу України від 21.11.2000 р. №614).

Облік розбіжностей
Розбіжності можуть бути яку позитивний бік (надлишки), так і у від'ємний (нестача). Погодьтеся, що про перший варіант можна тільки мріяти, а от нестача трапляється раз у раз. Про неї і піде мова.

Почнемо з бухобліку. Претензії, висунуті постачальникам, проводять за субрахунком 374 "Розрахунки за претензіями". За його дебетом відображають виникнення заборгованості, а за кредитом —її погашення або списання.

У податковому обліку все залежить від того, на яких умовах поставляли товар і як задовольнив претензію постачальник. Тут є декілька варіантів:
1. Покупець зробив передоплату за товар, а постачальник його поставив, але у недостатній кількості (обидва — платники податку на прибуток на загальних підставах). Після цього покупець висунув претензію постачальнику, а останній:
а) допоставив товар, якого не вистачає, — змін податкових зобов'язань покупця ані щодо прибутку, ані щодо ПДВ нема;
б) повернув гроші за недопоставлений товар — немає факту купівлі частини продукції, а отже, покупець, на дату домовленості про повернення коштів повинен відкоригувати суму валових витрат і податкового кредиту, відображених при перерахуванні авансу постачальнику (п. 5.10 Закону про прибуток і п. 4.5 Закону про ПДВ).

2. Постачальник і покупець підписали договір про придбання продукції певної кількості на умовах оплати після поставки. Постачальник поставив ТМЦ у меншій кількості. Покупець просто прибуткує товар у цій кількості та відображає валові витрати і податковий кредит з ПДВ на суму поставки.

Розглянемо невеликий числовий приклад.

Приклад
ТОВ "Чарівна мить" придбало у постачальника ТОВ "Дитяча посмішка" (платник податку на прибуток на загальних підставах) дитячі конструктори "Майстер на всі руки" на умовах передоплати у кількості 50 шт. за ціною 60 грн/ шт. (ут. ч. ПДВ — 10 грн). За договором постачальник повинен доставити продукцію на склад магазину. При прийманні товарів на склад виявили нестачу— 3 конструктори. За результатами приймання направлено претензію. У результаті постачальнику поточному податковому періоді:
1) до постави в 3 іграшки;
2) повернув гроші за 3 конструктори, яких не вистачає, — 180грн (ут. ч. ПДВ).

Відображаємо ці операції в бухгалтерському та податковому обліку (див. таблицю на стор.8).

Приймання окремих видів харчової продукції
Нагадаємо, що якість товарів, що підлягають обов'язковій сертифікації за Переліком № 28, підтверджують, зазначаючи у супровідних документах на товар реєстраційні номери сертифікатів відповідності (свідоцтва про визнання відповідності) та/або декларації відповідності. Тепер поговоримо про окремі види харчових продуктів.

М'ясо та м'ясопродукти. Перед купівлею свіжого м'яса та м'ясопродуктів на ринку підприємство повинно перевірити ветеринарне свідоцтво на нього, видане лабораторією ветеринарно-санітарної експертизи, розташованої на території ринку. На всіх м'ясних тушах (їх частинах) обов'язково проставляють тавро у вигляді штампу. Воно свідчить проте, що туша пройшла ветобстеження та безпечна для здоров'я. Якщо підприємство придбаває в СПД заморожене м'ясо та м'ясопродукти, воно повинно вимагати сертифікат відповідності на цей товар.



Риба та продукти її переробки. При торгівлі живою або охолодженою рибою на кожну партію лову продавцю слід оформити свідоцтво виробника про якість (декларація виробника) і ветеринарне свідоцтво (Закон України "Про рибу, інші водні живі ресурси та харчову продукцію з них" від 06.02.03 p. № 486-IV). Якщо продукт лову піде на переробку, то оформлюють також висновок держсанітарно-гігієнічної експертизи.

Яйця. Продаж яєць домашньої птиці на ринках можливий лише після ветеринарно-санітарної експертизи (Правила ветеринарно-санітарної експертизи яєць домашньої птиці, затверджені наказом Головного державного інспектора ветеринарної медицини України від 07.09.01 р. №70). Реалізація яєць фермерських господарств, а також промислового виробництва дозволяється лише за наявності ветеринарного свідоцтва (довідки) на кожну партію яєць.

Молоко та молочні продукти. Згідно з Правилами ветеринарно-санітарної експертизи молока та молочних продуктів і вимогами до їх реалізації, затвердженими наказом Держдепартаменту ветеринарної медицини Міністерства аграрної політики України від 20.04.04 р. № 49, допускають до продажу молоко та молочні продукти, які надходять з ферм (господарств) від здорових тварин, що підтверджується ветеринарною довідкою із зазначенням дати обстеження тварин на різні захворювання. Строк дії такої довідки не може перевищувати 1 місяця. СПД незалежно від форми власності можуть продавати молоко з ферм (господарств) лише на території ринків за наявності ветеринарного документа (експертного висновку) безпосередньо з ферм.

Крупа, сипкі продукти, хліб і хлібобулочні вироби. При закупці фасованої сільгосппродукції (крупи, цукор, мука, сіль, крохмаль, спеції та ін.) у виробника, крім звичайної вивантажувальної або товарно-транспортної накладної, оформлюють декларацію виробника. На всіх харчових продуктах (зокрема, на етикетках фасованих товарів), які реалізують в Україні, етикетки повинні містити певну інформацію українською мовою. При закупці хліба та хлібобулочних виробів в супровідних документах неодмінно наводять дату та час виїмки хліба з печі (саме від цього моменту відлічують строк їх придатності).

Алкоголь і тютюн. Тютюнові вироби та алкогольні напої, згідно з Переліком № 28, підлягають обов'язковій сертифікації в Україні. Отже, виробники цієї продукції повинні мати сертифікати на продукцію, а імпортери — сертифікат відповідності та/або декларації про відповідність. При подальшому продажу продукції відомості з сертифікатів необхідно зазначати в накладній на відпуск товару. Плюс на алкогольну продукцію, що придбавається у виробника чи продавця-оптовика, у разі її транспортування автотранспортом продавця (виробника) слід оформити товарно-транспортну накладну.

На цьому поставимо крапку. Упевнені, з нашою допомогою ви без проблем оформите приймання товару і за кількістю, і за якістю. Вдалої і прибуткової вам торгівлі!

Список використаних нормативно-правових актів:
1. ЦКУ — Цивільний кодекс України.
2. Інструкція № П-6 — Інструкція про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення та товарів народного вжитку за кількістю, затверджена постановою Держарбітражу при Раді Міністрів СРСР від
15.06.65 р. № П-6.
3. Інструкція № П-7 — Інструкція про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення та товарів народного вжитку за якістю, затверджена постановою Держарбітражу при Раді Міністрів СРСР від
25.04.66 р. №П-7.
4. Перелік № 28 — Перелік продукції, що підлягає обов'язковій сертифікації в Україні, затверджений наказом Держкомітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 01.02.05 р. № 28.
5. Наказ № 193—наказ Мінстату України "Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів" від 21.06.96 р. № 193.
Тетяна Валентинова