Анализ финансовой отчетности

Корпоративна картка: розкіш чи нагальна потреба

Корпоративна банківська платіжна картка(далі—КБПК)—це відмінна паличка-стукалочка для підприємства. Не вірите? Переконайтеся самі! При внутрішньо українських розрахунках застосовувати картку просто зручно — можна не бігти до банку, щоб знімати гроші для видачі авансу на відрядження або госппотреби, забути про оформлення додаткових паперів(прибуткових і видаткових касових ордерів). Що стосується розрахунків за кордоном, то тут КБПК буквально на вагу золота — немає потреби відкривати валютний рахунок, знову ж таки турбуватися про видачу співробітникам авансу... Сьогодні ми розповімо не тільки проте, які особливості існують при відкритті КБПК, але і як її використовують на підприємстві. Коротко про суть Для того щоб одержати КБПК, підприємство укладає з банком договір і відкриває поточний картковий рахунок(далі — картрахунок). Потім банк видає КБПК на ім'я довіреної особи підприємства чи підприємця. Таким чином, клієнт банку і власник картрахунка — юрособа (фізособа-СПД), а держатель КБПК— довірена особа (працівник) підприємства, уповноважена керівництвом проводити розрахунки від його імені. Залежно від валюти картрахунка на нього зараховують гривні або інвалюту. І все гаразд— починайте витрачати гроші (звісно, на потреби підприємства).

Невеличкий нюанс: підприємство може володіти кількома картками. І якщо підпишуть належний договір із банком, то операції з декількома видами КБПК дозволено вести на одному картрахунку. І навпаки: операції з однією БПК проводити за кількома рахунками згідно з режимами їх дії (п. 2.10 Положення про БПК).

"Можна" "не можна" при використанні КБПК
Почнемо з того, що схвалюється. Так, підприємство має право (п. 3.10 Положення про БПК):
— розраховуватися за допомогою КБПК у нацвалюті на території України за договорами, пов'язаними зі статутною і господарською діяльністю підприємства;
— одержувати готівку для таких самих витрат, у т.ч. на відрядження по Україні;
— проводити розрахунки у безготівковій формі за витратами представницького характеру на території України і за її межами в нацвалюті та інвалюті відповідно;
— одержувати в касі банку готівкову інвалюту для оплати витрат на відрядження за межами України і в установленому порядку всередині нашої країни;
— оплачувати експлуатаційні витрати на утримання і перебування повітряних, морських, автотранспортних засобів за межами України.

Тепер про заборони. КБПК не дозволяється використовувати для (п. 3.11 Положення про емісію БПК):
— виплати зарплати та інших виплат соцхарактеру;
— розрахунків за зовнішньоекономічними договорами (контрактами).

Будьте уважні: правила різних платіжних систем можуть висувати додаткові обмеження щодо застосування КБПК, отож рекомендуємо заздалегідь ретельно їх вивчити.

Облік і документальне оформлення руху КБПК на підприємстві
Узявши КБПК у банку, її відображають за фактичною вартістю придбання і сумою незнижуваного залишку на картрахунку (якщо такий є) в обліку підприємства. Для цього пропонуємо за діяти забалансовий рахунок 08 "Бланки строгої звітності". Бажано до нього відкрити окремий субрахунок— скажімо, 08/1 "КБПК".

Коли закінчиться строк експлуатації картки (якщо ви переходите на обслуговування до іншого банку, відмовляєтеся від використання КБПК у госпдіяльності, минає строк її дії, ліквідується підприємство та ін.), підприємство поверне її до банку і покаже дану операцію вже за кредитом субрахунка 08/1 "КБПК".

Приклад
Зелений гай оплативши послуги банку за емісією в сумі 50 грн. При цьому на корпоративний картрахунок зарахували 1500 грн. Придбання і списання КБПК в обліку див. у таблиці 1.



А от до місця зберігання картки поки що чітких законодавчих вимог немає. На наш погляд, безпечніше довіритися касі, причому зберігати картку в сейфі разом з іншими цінностями і коштами. Рух КБПК можна фіксувати в реєстрі або журналі видачі, зазначаючи дати одержання і повернення, ПІБ підзвітної особи. Вибір за вами — або розробити такий журнал (реєстр) самим, або взяти за основу наш приклад (див. таблицю 2 на стор. 7).



Вести журнал краще відповідальній особі, уповноваженій наказом керівника підприємства. "Для чого потрібен такий документ?" — запитаєте ви. По-перше, він допоможе проконтролювати, кому і коли видали КБПК. По-друге, поряд з авансовими звітами дозволить слідкувати за цільовим витрачанням коштів на картрахунку. Цим займаються СПД — власники корпоративних картрахунків на підставі виписок банку (п. 3.12 Положення про емісію БПК). На підприємстві виписки надходять у паперовому чи електронному вигляді у строки, передбачені банківським договором, або на вимогу СПД, але не рідше ніж раз на місяць (якщо за картрахунком проводили хоча б одну операцію) — п. 3.26 Правил НСМЕП. А на практиці виписка знадобиться щоразу при затвердженні авансового звіту як підтвердження списання грошей із картрахунка.

Облік операцій із КБПК
Отже, підзвітна особа одержала КБПК. При цьому пам'ятайте: кошти визнають виданими під звіт лише після того, як їх спишуть із картрахунка СПД (п. 3.12 Положення про емісію БПК). Таким чином, у момент передачі КБПК довіреній особі заборгованості не виникає. А значить, і строки подання авансового звіту, до якого працівник зобов'язаний додати підтвердні документи (квитанції, чеки тощо), будуть відлічувати тільки з дня зняття грошей із картрахунка. Нагадаємо: на складання авансового звіту дають три банківських дні — після повернення з відрядження і при закупівлі сільгосппродукції; один банківський день— коли гроші видають на інші виробничі (господарські) потреби. Якщо ж гроші витрачали безпосередньо з картки (без попереднього зняття через банкомат), то строк подання продовжують до 10 днів, а за наявності поважних причин — до 20 (до виявлення розбіжностей між звітними документами). Усі названі строки встановлено в пп. пп. 9.10.2 і 9.10.4 Закону про доходи.

І ще одне: іноді між зняттям грошей у банкоматі та їх фактичним списанням із картрахунка минає декілька днів (особливо якщо кошти знімали не у рідному банкоматі чи за кордоном). Повторимося, саме з дати списання коштів із рахунка підприємства починають відлічувати строки подання авансового звіту за Законом про доходи!

Крім того, разом із авансовим звітом та первинними документами співробітник має здати до бухгалтерії документ про зняття готівки з картрахунка— чек банкомата, копію видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанцію платіжного терміналу та ін. (п. 2.12 Положення про касові операції). Хоча відсутність паперів про зняття готівки (будьте обережні — не про їх витрачання!) не тягне ніяких наслідків — бухгалтер у будь-якому разі побачить рух за картрахунком із банківської виписки.

Якщо співробітник, якому видали КБПК, витратив з неї грошей більше, ніж надав підтвердних документів (пустив готівку на цілі, що не мають нічого спільного з госпдіяльністю чи відрядженням), то суму перевищення він повинен повернути або до каси підприємства, або внести на картрахунок до чи під час подання авансового звіту (абз. 2 пп. 9.10.2 Закону про доходи).

А суми, витрачені з картки і не підтверджені належними документами або не повернені в строк, підпадають піддію ті п. 9.10.3 Закону про доходи. З працівника їх стягують уже зі штрафними санкціями (15% від неповерненої суми і плюс ще 15%, якщо порушення перейшло на наступний місяць). Але і це ще не все — постраждає і підприємство. Його очікує штраф — 25% від суми коштів, щодо якої не відзвітували за п. 1 Указу № 436, а посадові особи недорахуються 8—15 НМДГ (136—255 грн)
за порушення правил ведення касових операцій згідно ід.2 КпаП;Ті самі дії Т вчинені протягом року, виллються вже у штраф 10—20 НМДГ (170—340 грн).

Докладніше про це ДИБ. у газеті "Все про бухгалтерський облік" № 36 за 2007 р., стор. 35—37.
ТОВ "Зелений гай" видало своєму співробітникові КБПК для купівлі канцтоварів. Того ж дня він купив товар у ТОВ "Усе для офісу" на 300 грн (у т. ч. ПДВ — 50 грн), а наступного склав авансовий звіт, додавши підтвердні документи, а також повернув КБПК до бухгалтерії. Обидва підприємства — платники ПДВ. Бухгалтерський і податковий облік проведених операцій див. у таблиці 3.



Звертаємо вашу увагу: направити співробітника у відрядження по Україні з гривневою КБПК можна за вище запропонованою схемою. Предметніше про відрядження за кордон із КБПК ви дізнаєтеся з газети "Все про бухгалтерський облік" № 17за2006 р., стор. 41 —43.

І насамкінець — декілька слів про граничну суму готівкових розрахунків у розмірі 10 тис. грн за день одного підприємства з іншим підприємством (підприємцем) за одним чи кількома платіжними документами згідно з п. 2.3 Положення про касові операції. Воно працює і тоді,коли кошти знімали з КБПК. І, звісно, якщо гроші попередньо за карткою не одержували, а розрахувалися через платіжний термінал (імпринтер), то й подібним обмеженням тут не місце — оскільки такі розрахунки будуть безготівковими.

Упевнені, наші рекомендації будуть до душі як тим, хто давно й успішно освоїв КБПК, так і тим, хто тільки почав звертати увагу на цей платіжний інструмент.

Список використаних нормативно-правових актів:
1. КпАП — Кодекс про адміністративні правопорушення України.
2. Указ №436 —Указ Президента України "Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки" від 12.06.95 р. №436/95.
3. Закон про прибуток— Закон України "Про оподаткування прибутку підприємств" у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-BR
4. Закон про ПДВ — Закон України "Про податок на додану вартість" від 03.04.97 р. № 168/97-BR
5. Закон про доходи — Закон України "Про податок з доходів фізичних осіб" від 22.05.03 p. № 889-IV.
6. Положення про касові операції— Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637.
7. Положення про емісію БПК— Положення про порядок емісії платіжних карток і здійснення операцій з їх застосуванням, затверджене постановою Правління НБУ від 19.04.05 р. №137.
8. Правила НСМЕП — Правила Національної системи масових електронних платежів, затверджені постановою Правління НБУ від 10.12.04 р. № 620.
Тетяна Валентинова