Анализ финансовой отчетности

Архів на підприємстві: правила зберігання та знищення документів

Мало хто з бухгалтерів не замислюється над упорядкованим зберіганням документів. Звісно, їх зберігання — святе. Але якщо зробити наголос саме на слові "упорядкованим"? Адже зі зростанням фірми збільшується і документооборот.Обсяг документів, що створюють у різних підрозділах,зростає,як снігова лавина. Але зберігають їх, як правило, по-старому. Нескінченні ряди з коробками, ящиками, папками, часто на підлозі і один на одному. Добре, якщо хоч документи за кілька років поміщаються на поличках у бухгалтерії або в якомусь іншому приміщенні... Усі ці завали упереміж з пилом, запахом і — ой, матінко! — павутинням викликають якщо не відразу, то диском форт точно при одній думці про пошук чогось вкрай необхідного ТАМ. А систематизація усього цього?

Про останні кроки документів у документообороті йтиметься в нашій статті.
Іноді на підприємствах і організаціях не здогадуються, що існують певні правила накопичення і зберігання документів. А вони є, і до того ж містять багато цікавої і, звичайно, корисної інформації.

Для усіх підприємств та організацій України встановлено єдиний порядок роботи з документами від їх створення у діловодстві до передачі на тимчасове або постійне зберігання до державних або інших архівних установ — Правила роботи архівів.

Пам'ятайте, Закон про бухоблік вимагає "збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років". Відповідальність за це несе, насамперед, власник або посадова особа, яка керує підприємством згідно з установчими документами (ч. З ст. 8 Закону про бухоблік). Аналогічну вимогу висуває і Положення № 88. Його п. 6.7 вказує: "зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи (виділено авт. — С. П.)". Тож а ні керівникові, ані бухгалтеру не завадить ознайомитися з Положенням № 88. Останні два його розділи говорять саме про організацію документообороту і зберігання документів у бухгалтерії.

Що таке архів
За п. 2.2 Правил роботи архівів це самостійна структурна одиниця (або частина служби), що відає документаційним забезпеченням (наприклад, управління справами, загального відділу, канцелярії тощо). Якщо на підприємстві невелика кількість працівників, за роботу з архівом відповідає один зі співробітників перелічених вище відділів.

З основних завдань архіву на підприємстві можна виділити такі:
— проведення попередньої експертизи цінності документів, що передають на зберігання;
— прийняття їх від структурних підрозділів;
— участь у складанні зведеної номенклатури справ;
— перевіряння формування документів у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ;
— зберігання документів на паперових носіях;
— контроль стану та умов їх зберігання;
— подання на державну реєстрацію документів Національного архівного фонду (далі — НАФ), ведення їх державного обліку та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою до відповідного державного архіву;
— складання та подання на розгляд експертної комісії (далі— ЕК) установи описів документів НАФ, справ з особового складу та актів про виділення до знищення документів;
— підготовка і передача документів НАФ до відповідного державного архіву.

Як бачимо, зберігання документів — лише вершина айсбергу робіт, покладених на працівників архіву. Задля виконання своїх обов'язків він може:
— вимагати від структурних підрозділів установи передання на зберігання документів, оформлених згідно з чинними державними стандартами і правилами;
— запитувати від структурних підрозділів установи відомості, необхідні для роботи;
— повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням установлених вимог.

Тож які документи зберігають в архіві? їх список ви знайдете в Переліку № 41, витяги з якого наведено в поточному номері на стор. 34. Якщо узагальнити розмаїття документів за видами/типами і строками зберігання, то згідно з п. 2.7 Правил роботи архівів це будуть:
— закінчені в поточному діловодстві документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання зі структурних підрозділів;
— особові архівні Документи працівників;
— документи з паперовою основою організацій-попередників, що були ліквідовані;
— друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву;
—довідковий та обліковий апарат до архівних документів (описи, номенклатури справ).

Після того як встановлений строк зберігання сплине,документи НАФ передають до відповідного державного архіву. Документи, що не підлягають державному зберіганню, знищують. І не просто так, а дотримуючись конкретної процедури, та про це згодом.

Експертна комісія
Як ви вже зрозуміли, що й куди здавати, а що знищувати на підприємстві, визначає експертна комісія, котру створюють за рішенням (наказом) керівника. Вона діє на підставі положення про комісію, розробленого на підприємстві з урахуванням Положення № 16 і Порядку створення ЕК. Затверджує положення про неї також керівник.

Як правило, до складу ЕК входить керівник служби діловодства та архіву, досвідчені працівники інших структурних підрозділів і фахівці держархіву. Головою ЕК зазвичай призначають заступника керівника підприємства, а секретарем — керівника архіву. Засідання ЕК проводять не рідше ніж раз на рік і вважають правомочними, якщо на них присутні не менше 2/3 складу комісії. Рішення приймають більшістю голосів та оформлюють протоколом, який підписує голова (заступник) і секретар комісії. А набуває чинності воно з моменту затвердження протоколу засідання ЕК керівником підприємства.

Зверніть увагу
Усі підприємства незалежно від форм власності зобов'язані не пізніше одного року з початку діяльності звернутися до держархіву за місцем свого знаходження для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до НАФ. Надалі експертиза відбувається щороку (пп. 4.5.1 Правил роботи архівів).

Експертиза цінності документів передбачає всебічне вивчення цих документів з метою оцінки їх наукового, історико-культурного значення. її висновки — єдина підстава для включення або виключення документів з НАФ. Документи, віднесені експертизою до НАФ, підлягають держреєстрації. Встановлення строків тимчасового зберігання, відбір документів і затвердження актів на їх знищення також належить до її обов'язку.

При такій експертизі перевіряють якість і повноту чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, дотримання правил оформлення документів та формування справ.

Номенклатура справ
Систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві підприємства, оформлених із зазначенням строків зберігання, називають номенклатурою справ (далі — НС). її форму наведено в додатку 2 до Правил роботи архівів. Розробляє НС служба документаційного забезпечення за участю архіву. Звичайно, як ми вже казали, на підприємстві може не бути такої служби — тоді цей обов'язок покладають на особу, що відповідає за діловодство (припустимо, архіваріус). Розроблену НС затверджує начальник відділу, а погоджує начальник архіву (пп. 3.1.5 Правил роботи архівів).

За номенклатурою формують справи. Кожна з них має узагальнену назву, яка відображає зміст включених до неї документів. їй присвоюють індекс, що складається з індексу структурного підрозділу підприємства (згідно зі штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи підрозділу. Наприклад, юридичний відділ може мати індекс "01", індекс справи договорів — "01 -01", а індекс першого договору — "01 -01 -001".

Наприкінці року до НС роблять підсумковий запис про кількість і категорії справ, фактично заведених за рік. НС складаютьу3-х примірниках, на кожному з яких проставляють гриф погодження з ЕК і керівником архіву (посадовою особою, відповідальною за архів). Перший (недоторканний) примірник зберігають у відділі, що його склав, другий — передають в архів, а третій — використовують для формування справ і пошуку необхідних документів (пп. 3.1.18 Правил роботи архівів).

Служба документаційного забезпечення управління після розгляду й аналізу НС структурних підрозділів зводить їх в єдину НС установи. У недержавних установах вона повинна бути у 3-х або у 2-х примірниках, якщо немає структурного поділу (пп. 3.1.27 Правил роботи архівів).

НС щорічно (не пізніше грудня) переглядають і уточнюють. Після внесення змін її затверджує керівник відділу. З 1 січня нового року в роботі застосовують нову НС.

Як там наші справи...
Усі документи, закінчені в діловодстві, групують у справи відповідно до погодженої номенклатури з документів одного або групи споріднених питань. У справи вміщують лише оригінали або (у разі їх відсутності) засвідчені копії документів. їх групують у справи за рік. Виняток —документи судових, особових та перехідних справ. Це пояснюється терміном їх зберігання. Коротко про нюанси формування справ:
Особових. Їх формують упродовж усього часу роботи особи на підприємстві. Документи підшивають у хронологічному порядку в такій послідовності:
— внутрішній опис документів справи;
— заява про прийняття на роботу (контракт);
— направлення або подання;
— особовий листок з обліку кадрів;
— автобіографія;
— документи про освіту (копії);
— витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення;
— доповнення до особового листка з обліку кадрів (копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо);
— довідки та інші документи.

З фінансовими документами (особові рахунки працівників, відомості нарахування зарплати та інші подібні). Їх систематизують за рік або щомісячно в алфавітному порядку за прізвищами.

Листуванням. Справи групують за змістом та кореспондентською ознакою і систематизують у хронологічній послідовності: документ -відповідь йде за документом-запитом.

З наказами, розпорядженнями. Їх групують у різні справи за типами: з основної діяльності, про прийняття, звільнення, заохочення, сумісництво працівників установи, про надання відпусток, про накладення стягнень на працівників, про їх відрядження, з адміністративно-господарських питань тощо.

Документами НАФ та документами тимчасового, у т.ч. тривалого (понад 10 років)зберігання. Формують у різні справи відповідно до виду.

Загальне правило
Заборонено включати до справ постійного зберігання (документів НАФ) чернетки, особисті документи, розмножені копії та документи, які підлягають поверненню (зі штампом, що належить органу вищого рівня).

Сама справа не повинна перевищувати об'єм у 250 аркушів (або 30—40 мм завтовшки).

Але ж час від часу потрібно щось підняти з архіву, з чимось ознайомитись. Знайте: за межі місця зберігання (у тимчасове користування) справи видають лише з дозволу керівника підприємства. Замість неї заведуть картку-замінник, де зафіксують: назву справи, індекс за номенклатурою, дату видачі, кому видано, дату повернення, підписи осіб, що видали та прийняли справу.

Як оформлюють справи
Про це нам розповість розділ 5 Правил роботи архівів. Він висуває до оформлення справи такі вимоги: аркуші неодмінно нумерують, за необхідності має бути внутрішній опис документів, засвідчувальний напис, справи — підшиті або оправлені та із заповненим титульним аркушем.

На усіх згаданих стадіях потрібно, щоб документи зберігали свій вигляд та не отримали пошкоджень. Задля цього застосовують і нумерацію олівцем, і нарощування лівого краю при оправленні та інше.

Складання та оформлення описів справ
До архіву підприємства документи передають не просто так— насипом, а за описом (додаток 1 до Правил роботи архівів), який ведуть кілька років поспіль за єдиною нумерацією. Кожного року формують річний розділ. До нього вносять усі справи, що зберігають у структурному підрозділі, ут. ч. і незавершені протягом календарного року.

У кінці опису складають підсумковий запис, у якому зазначають (цифрами і літерами) кількість справ, що є в описі, їх перший і останній номери, а також особливості нумерації. У річний розділ заносять також справи, не завершені впродовж календарного року. У таких випадках наприкінці розділів опису кожного наступного року ставимо відмітку "Документи з цього питання див. також у розділі за______рік, №____", а графи 4, 5 опису не заповнюємо.

Урешті-решт підписує опис справи у 2 примірниках укладач із зазначенням своєї посади, потім погоджує з керівником служби документаційного забезпечення і затверджує у керівника підрозділу. Перший примірник опису піде зі справами до архіву, а другий —залишиться у відділі для контролю.

Передання справ до архіву підприємства
Перед тим як передавати справи до архіву, їх ще раз перевіряють на правильність оформлення, формування, оформлення документів у них та відповідність НС.

Якщо виявлено недоліки, працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути.

Приймають кожну справу у присутності працівника підрозділу, який здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ роблять позначки про прийняття тієї або іншої справи.

Передання архіву на тимчасове зберігання
А що ж робити, якщо на підприємстві немає ні архіву, ні змоги забезпечити збереження документів власними силами? На щастя, вихід існує. По-перше, забезпечити збереження — обов'язок керівника і бухгалтера. По-друге, ніде не заборонено укласти договір про зберігання ваших документів у того, у кого є такі можливості. Якщо не минув строк і не пройшли перевірки податкової, а договір про зберігання уклали з держархівом (або з кимось іншим) — це ще не привід вважати документи зданими до архіву передчасно. Хоча у разі такої передачі опис справ погоджують уже з експертно-перевірочною комісією зберігача. Це для кращої схоронності.

До передачі в архів документи зберігають за місцем формування справ згідно з НС. На невеликих підприємствах їх зберігають централізовано у службі документаційного забезпечення.

Місце зберігання: вимоги до архівного приміщення
Коли є можливість і бажання тримати всі документи під рукою чи не хочеться, аби хтось сторонній мав доступ до них, варто створити та обладнати власне архівне приміщення.

Якщо обсяг вашого архіву невеликий (до 100справ), його дозволено зберігати у розташованих у робочих приміщеннях шафах, що зачиняються. Ключі від них повинні бути або у керівника архіву, або в особи, відповідальної за архів.

На замітку бухгалтеру:первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти й баланси потрібно зберігати у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Інша річ, коли в архіві лежить більше 100, але до 600 справ. Тоді у ньому мусить бути принаймні два відокремлених приміщення:
— сховище для зберігання документів;
— робоча кімната для працівників архіву.

А можна облаштувати окрему кімнату (читальний зал) для роботи з документами для відвідувачів (втім, за такої кількості документів відвідувачі можуть вивчати документи і в робочій кімнаті працівників архіву).

Архів має стати надійним притулком для документів підприємства. У нього потрібно створити усі умови для успішного збереження документів, адже документи — основа і підтвердження правильності дій у бухгалтерському і податковому обліку, а ще підтвердження законності всієї діяльності підприємства.

Якщо справи зберігають структурні підрозділи, то їх безпеку гарантують керівники цих підрозділів і посадові особи, відповідальні за діловодство.

Тому не зайвим буде знати, що при створенні архіву як для малих структурних сховищ, так і для великих державних архівів слід дотриматися цілої низки умов.

По-перше: розміщення архіву має забезпечити його цілісність і відокремленість від будь-якого впливу інших підрозділів чи приміщень (наприклад, недоцільно розміщувати архів під/або поряд із хімічною лабораторією — у випадку чого постраждають і документи).

По-друге: архів мусить бути поза зоною газо-, тепло-, водо- чи електрокомунікацій. Або вони повинні мати такий ступінь захисту, що унеможливлює пошкодження "папірців" на збереженні внаслідок аварій.

По-третє: з архіву слід зробити кілька виходів, але при цьому виключити не санкціонований доступ до матеріалів на зберіганні (читай: ґрати, замки, металеві двері, сигналізація тощо).

По-четверте: треба убезпечити архів від загоряння. Це означає: мінімум електрообладнання — лише освітлення та ізольована електропроводка, вуглекислотні вогнегасники, пожежна сигналізація, пожежні крани з рукавами тощо.

По-п'яте: температура повітря для зберігання документів в архіві в межах +17°—+19°С, відносна вологість — 50—55%. Електролампи у плафонах або люмінесцентні фіолетового або жовтого відтінків. Прямих сонячних променів треба остерігатися, тому стелажі розставляють перпендикулярно до вікон. Також роблять жалюзі або штори.

Звичайно ж, як і в інших приміщеннях, тут теж потрібно регулярно прибирати, слідкувати за чистотою та природними небезпеками великого скупчення паперу— пліснявою, комахами та гризунами.

Мінімальні типові вимоги до обладнання архіву підприємства:
— ширина головного проходу між рядами стелажів — 120см;
— ширина проходів між стелажами — 80 см;
— відстань стелажа від стіни — 80 см;
— відстань між полицями — 40 см;
— відстань від підлоги до нижньої полиці — не менше 20 см, а в підвальних і цокольних приміщеннях — не менше ЗОсм.

А от чого в архіві не можна, так це: палити, використовувати електронагрівальні прилади, зберігати легкозаймисті та вибухонебезпечні речовини, харчові продукти та чисті бланки документів.

Як розкласти по поличках
Розміщення документів в архіві — особиста справа підприємства, але необхідно дотримуватись таких правил:
— справи кожного структурного підрозділу зберігають в одному місці та розташовують в порядку щорічних надходжень;
— документи постійного зберігання розміщують окремо від документів тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання та з особового складу;
— документи ліквідованих організацій-попередників також розкладають окремо.

Заборонено зберігати архівні справи в штабелях на підлозі, підвіконнях та інших не передбачених для цього місцях.

Інвентаризація архіву
Відомо: людина — не машина! Тим паче що машини стільки не працюють. А люди мають звичку забувати та губити. Тому Правила роботи архівів рекомендують проводити перевірки наявності та стану справ постійного зберігання раз на 5 років. Для справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу— раз на 10 років.

У будь-якому випадку перед передаванням документів на держзберігання має бути перевірка (п. 8.8 Правил роботи архівів). І якщо виявлено нестачу документів і справ — організовують їх розшук. Коли їх так і не знайшли, керівник установи за поданням ЕК та архіву затверджує акт про нестачу архівних справ (документів) та призначає службове розслідування. Довідку про причини відсутності документів або справ, підписану керівником відповідного структурного підрозділу, передають до архіву.

Строк зберігання документів
Перелік № 41 — основний нормативний документ при визначенні строків зберігання документів і їх відбору для внесення до складу НАФ або знищення. Якщо в житті підприємства виникають документи НАФ, то терміни зберігання усієї документації наведено у графі 3 Переліку № 41. Якщо ні — графа 4. Окрім цього, потрібно враховувати примітки, бо термін зберігання може збільшитись(ДИВ. схему). Наприклад, для первинних документів уст. 315 Переліку № 41: "За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань до тримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади — ревізії.

У разі виникнення суперечок, спорів, слідчі і судові справи зберігаються до ухвалення остаточного рішення (виділено авт. — С. /7.)". Ознайомитись з витягами із Переліку № 41 можна у цьому ж номері на стор. 34.

Зверніть увагу
для підприємств, установ, організацій, у діяльності яких з'являються документи, що І треба передати у НАФ, строки зберігання дещо відрізняються від тих, у кого такі обов'язки відсутні.

Знищення документів
А що робити після того, як строки зберігання закінчилися? Давайте спочатку розглянемо це на схемі на стор. 7.

Документи знищують на підставі Акта про виділення до знищення справ (документів), що не підлягають зберіганню (далі — акт) (додаток 7 до Правил роботи архівів).

Акт містить перелік документів, строк зберігання яких закінчився до 1 січня року, у якому його складають. Наприклад, документи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2003 році, потрапляють до акта, який складуть не раніше 1 січня 2007 року. Його складають у 2-х примірниках на всі справи підприємства. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, заносять в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи. Його схвалює ЕК.

Якщо у діяльності підприємства не створюються документи НАФ, акт затверджує керівник та погоджують з відповідним держархівом. Коли ж створюють— затвердити його має ще й експертно-перевірочна комісія відповідного держархіву.

Далі справи, відібрані до знищення, передають організаціям, що заготовляють вторинну сировину. Здавання документів оформляють приймально-здавальними накладними, де зазначено кількість справ та їх вагу. Якщо обсяг цих справ незначний (або справи мають конфіденційний характер), їх можна спалити або пропустити через шредер самостійно, про що також складають акт.

Дату знищення чи здачі документів, їх вагу та номер накладної записують в цьому акті. Його зберігають в архіві підприємства у справі архівного фонду.



Навіщо все це потрібно, або Відповідальність
Так багато сказано про те, як потрібно зберігати документи. А може, простіше їх взяти і викинути? Або загубити? І мороки менше, і витрат. От тільки таке вирішення питання архіву може принести декілька неприємних сюрпризів.

По-перше: перевірки контролюючих органів можуть зробити свої висновки щодо фіксації операцій в бухгалтерському і податковому обліку без підтвердних документів (читай: донарахування податків та штрафи, як мінімум).

По-друге: чи впевнені ви у своїх контрагентах? А раптом доведеться судитися через товар, що не дійшов за призначенням чи зламався? І товару нема, і гроші не повертаються... Документи-то залишилися?

По-третє: існує адміністративна відповідальність. За недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконну передачу іншій особі архівних документів, порушення порядку доступу до зазначених документів, а також неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану тягне за собою адміністративне попередження або штраф (ст.921КпАП):
на громадян — у розмірі від 3 до 7 НМДГ (від 51 до 119грн);
на посадових осіб — від 5 до 10 НМДГ (від 85 до 170 грн).

А за повторне порушення протягом року оштрафують:
громадян — у сумі від 7 до 20 НМДГ (від 119 до 340 грн);
посадових осіб — від 10 до 40 НМДГ (від 170 до 680 грн).

По-четверте: існує і кримінальна відповідальність. За умисне знищення, пошкодження або приховування документів НАФ (ст. 2981 ККУ):
штраф від 50 до 100 НМДГ (від 850 до 1700 грн) або арешт на строк до 6 міс.;
позбавлення волі на строк до 3-х років, якщо це були унікальні документи НАФ;
позбавлення волі на строк від 3-х до 5-ти років, якщо це було вчинено службовою особою з використанням службового становища.

А за умисне знищення, пошкодження чи приховування офіційних чи приватних документів, що знаходяться на підприємствах, в установах чи організаціях незалежно від форми власності, вчинене з корисливих мотивів або в інших особистих інтересах, караються за ст. 357 ККУ:
штрафом до 50 НМДГ (850 грн) або обмеженням волі на строк до 3-х років;
штрафом до 70 НМДГ (1190 грн) або обмеженням (або і позбавленням!) волі на строк до 3-х років,якщо завдяки цим діям було порушено роботу підприємства, установи чи організації або це були особливо важливі документи.

Зайвих грошей (особливо власних) не буває. Сподіваємося, що наша стаття допоможе нічого не загубити і все зберегти.

Список використаних нормативно-правових актів:
1. КпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення.
2. ККУ— Кримінальний кодекс України.
3. Закон про бухоблік — Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.99 р. №996-XIV.
4. Закон про Нацархів — Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" від 24.12.93 р. №3814-ХІІ.
5. Положення № 88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. №88.
6. Правила роботи архівів — Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Державного комітету архівів України від 16.03.01 р. №16.
7. Перелік №41 —Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. №41.
8. Порядок створення ЕК — Порядок утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів, затверджений постановою КМУ від 16.11.02 р. № 1739.
9. Положення № 16 — Типове положення про експертну комісію державного і комунального підприємства, установи та організації, затверджене наказом Державного комітету архівів України від 29.01.03 р. №16.
Сергій Пісочний