Анализ финансовой отчетности

Відрядження для приватного підприємця

Багатьом приватним підприємцям, які займаються торгівлею, доводиться їздити за товаром до іншого міста або навіть за кордон. Те саме і в тих, хто обрав виробництво. їхні поїздки — звична річ: то про сировину домовитися, то з покупцями угоду укласти.

Найчастіше підприємець їздить особисто. Однак коли справу поставлено на широку ногу, часу на все не вистачає й роботодавець відправляє за товаром працівника до іншого куточка України. У якому з цих випадків буде відрядження? Чи є підстави у підприємця вважати, що він перебуває у відрядженні під час особистих поїздок? На які гарантії може претендувати працівник? Зараз усе з'ясуємо.
Давайте виділимо дві різні ситуації: 1.У відрядження їде особа, яка працює у приватного підприємця. 2. У поїздку відбуває сам приватний підприємець. І розглянемо ці ситуації окремо.

ПОЇЗДКИ ПРАЦІВНИКІВ
Відрядження працівника приватного підприємця оформлюють на загальних підставах. Так само, як і для будь-якого іншого працівника.

Як відомо, службове відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об'єднання, установи, організації на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи. Так сказано в Інструкції про відрядження. І хоча про приватних підприємців у ній жодного слова, все одно її норми поширюються і на їхніх працівників. Пояснимо чому.

Довести це просто:
1. Законодавство про працю регулює трудові відносини працівників усіх підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також осіб, які працюють за трудовим договором із фізособами (ст. З КЗпП).
2. З кожним працівником роботодавець-фізособа укладає письмовий трудовий договір (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП).
3. Трудовий договір із роботодавцем-фізособою — угода між працівником і такою особою, за якою працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядкові, а фізособа зобов'язується виплачувати працівникові зарплату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.
4. Гарантії та компенсації працівникам у разі службових відряджень встановлює КЗпП та інші акти законодавства України (ст. 12 Закону про оплату праці).
5. Працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку зі службовими відрядженнями (ст. 121 КЗпП).
6. За укладеним трудовим договором підприємець зобов'язаний забезпечити належні і безпечні умови праці, оплату праці не нижчу від визначеної законом та її своєчасну виплату працівникам, а також інші соціальні гарантії згідно із законодавством України (ст. 46 ГКУ).

Отже, Інструкція про відрядження як документ, що встановлює права та обов'язки працівника щодо службових відряджень, обов'язкова для виконання роботодавцями-підприємцями.

Дії підприємця до відрядження
1. Видати розпорядження про відрядження працівника
Жодного конкретного зразка розпорядження приватного підприємця не існує. Але виходячи з вимог, які Інструкція про відрядження висуває до змісту наказів керівників підприємств і організацій (докладніше про це див. у газеті "Все про бухгалтерський облік" № 36 за 2007 рік, стор. 4), можна припустити, що розпорядження повинно мати такі реквізити:
— дату і номер;
ПІБ працівника, якого відправляють у відрядження;
— місце відрядження;
— строк відрядження;
— мету відрядження.

2. Оформити посвідчення і на відрядження
Форма посвідчення про відрядження усім добре відома. Затверджена вона наказом ДПАУ № 260.

З. Зареєструвати видане посвідчення
Видані посвідчення реєструють у Журналі реєстрації посвідчень про відрядження. Яким він має бути, показано у додатку до Інструкції про відрядження. До Журналу підприємець записує прізвище, ініціали працівника, його посаду, місце відрядження, дату і номер розпорядження, дату і номер посвідчення, дати вибуття та прибуття з відрядження.

4.Забезпечити працівника авансом
Аванс на поточні витрати слід обов'язково видати до від'їзду працівника відрядження. Інакше — підприємець порушить законодавство!

Невиплата авансу — порушення законодавства про працю, за яке ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення передбачає штрафу розмірі від 255 до 850 грн. Протокол про таке адміністративне правопорушення складає посадова особа Держнаглядпраці (Державного департаменту нагляду за додержанням законодавства про працю) або територіальної державної інспекції праці. Рішення про накладення штрафу виносить суд.

Сума авансу має бути достатньою для того, щоб покрити всі прогнозовані витрати працівника у відрядженні. Серед них:
— добові на кожний день відрядження, включаючи день від'їзду і приїзду;
— витрати на проїзд та проживання;
— витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження тощо.

5. Зафіксувати виплату авансу первинним документом
Приватних підприємців звільнено від обов'язку вести касову книгу (п. 4.2 Положення про касові операції). Проте будь-які витрати, які підприємець бажає зарахувати у витрати своєї діяльності, мають бути документально підтверджені. До того ж за перевищення встановлених строків використання виданої підзвіт готівки передбачено штрафні санкції (див. нижче). Тому, на наш погляд, видачу готівки все одно треба фіксувати у первинних документах. Принаймні складати видаткові касові ордери.

Дії підприємця після відрядження
Після повернення працівника на підприємство приватному підприємцю потрібно:

1. Простежити за тим, щоб працівник своєчасно відзвітував
Працівник має скласти Звіт про використання коштів, наданих на відрядження та підзвіт (авансовий звіт) і подати його приватному підприємцю протягом трьох банківських днів, наступних за днем закінчення відрядження і Форму Звіту затверджено наказом ДТТАУ №440.

Разом з ним працівник повинен:
подати посвідчення про відрядження з відмітками сторони, що приймала;
подати оригінали документів, котрі підтверджують витрати (проїзні квитки, квитанції про оплату вартості постільної білизни, проживання у готелі тощо);
повернути невикористану суму коштів, одержаних як аванс на відрядження, або суму зайво витрачених коштів.

Візьміть на замітку! За перевищення встановлених строків використання виданої підзвіт готівки на приватних підприємців чекає штраф у розмірі 25% виданих під звіт сум. Таку ж вимогу Указ № 436/95 передбачає і за видачу коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданої готівки. Рішення про застосування цього штрафу виносить посадова особа відповідної Державної податкової інспекції за результатами перевірки касової дисципліни підприємця.

2. Затвердити витрати працівника у відрядженні
наймання інших жилих приміщень;
— кошти на оплату телефонних рахунків;
— кошти, витрачені на оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), обов'язкового страхування, витрат на усний та письмовий переклади;
— відшкодування інших документально оформлених витрат, пов'язаних з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, включаючи будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат.

Таким чином, приватний підприємець має прийняти від працівника авансовий звіт і проставити в ньому прийняту до заліку суму, свій підпис та дату затвердження звіту в графі "Звіт затверджено в сумі".

3. Провести розрахунки з працівником
Із працівника стягують невикористаний залишок авансу (включаючи його частину, не прийняту до заліку за результатами затвердження звіту). Або ж компенсують працівнику витрачені власні кошти (перевитрату понад забезпечений аванс).

4. За необхідності виконати обов'язки податкового агента
Якщо невикористану частину авансу працівник не повернув протягом трьох банківських днів, наступних за днем закінчення відрядження, підприємець як податковий агент:
— визнає таку суму доходом працівника звітного місяця;
— додатково нараховує і стягує з працівника за результатами місяця штрафу розмірі 15% від суми перевищення.

Якщо ж належну суму повертають до кінця звітного місяця (хоча і пізніше, ніж потрібно), з працівника стягують тільки штраф.

Таких дій від роботодавця вимагає п. 9.10 Закону про доходи (детальніше читайте в газеті "Все про бухгалтерський облік" № 36 за 2007 рік, стор. 35).

Витрати підприємця на відрядження працівників
Дані витрати відносять до витрат приватного підприємця. Як відомо, до підприємницьких витрат, безпосередньо пов'язаних з одержанням доходів, належать фактично понесені витрати, котрі включають до складу валових витрат виробництва (обігу) або підлягають амортизації згідно із Законом про прибуток (ст. 13 Декрету про прибутковий податок). А витрати на відрядження згадують у пп. 5.4.8 цього Закону. Тобто всі ті виплати, про які ми говорили вище, на які може претендувати працівник, вважатимуть витратами підприємця. Щоправда, є декілька умов:
1. Добові потраплять до витрат підприємця лише в межах норм, визначених постановою № 663.

Загальна сума добових може бути більшою за норми, встановлені постановою № 663. Роботодавець вправі прийняти таке рішення. Але, по-перше, перевищення не потрапить до витрат підприємця, по-друге — збільшуватиме оподатковуваний доход самого працівника.

2. Витрати повинні бути підтверджені оригіналами документів. Працівник подає їх разом з авансовим звітом.

3. Підприємець зобов'язаний мати документальне підтвердження зв'язку відрядження із власною госпдіяльністю (див. нижче).

До речі, за час відрядження за працівником зберігають середній заробіток (ст. 121 КЗпП). Його суму підприємець також включає до своїх витрат, але вже на підставі пп. 5.6.1 Закону про прибуток.

ПОЇЗДКИ ПРИВАТНОГО ПІДПРИЄМЦЯ
Правомірно говорити лише про особисті поїздки приватного підприємця, але аж ніяк не про його відрядження. Адже діяльність суб'єкта підприємницької діяльності підпорядковується Господарському кодексу України. І останній визначає: підприємництво— це самостійна, ініціативна, систематична, на власний ризик господарська діяльність, що здійснюють суб'єкти господарювання (підприємці) з метою досягнення економічних і соціальних результатів та одержання прибутку (ст.42ГКУ).

Тож приватний підприємець не може виступати найманим працівником щодо себе. А службове відрядження, як ми вже говорили, — це поїздка саме працівника. Значить, ніхто не видаватиме підприємцю аванс, не складатиме посвідчення про відрядження, не вимагатиме звіт.

А як же добові? На наш погляд, підприємцю доведеться забути про них. Звісно, прикро, та міркуйте самі. За загальним правилом добові покривають витрати працівника на харчування та інші особисті потреби. І ніякого документального підтвердження про їх витрачання від працівника не вимагають. Ця гарантія перебуває суто в полі трудового законодавства. Виходить, говорити про добові для себе підприємець просто не має права.

Тим більше що базою для формування витрат приватного підприємця, як ми з'ясували, є ст. 5 Закону про прибуток. І жоден її підпункт не дозволить віднести кошти, витрачені на власні фізіологічні потреби, до витрат госпдіяльності. Погодьтеся, ділова поїздка до іншого міста за власною ініціативою не впливає на необхідність щоденно харчуватися.

Інша річ — оплата вартості проїзду, проживання, телефонних послуг. Для приватного підприємця усі ці витрати викликані поїздкою. Отже, будуть просто витратами на діяльність. Звичайно ж, якщо безпосередньо пов'язані з такою діяльністю (про цей зв'язок свідчитимуть укладені угоди, листи від контрагентів, запрошення тощо). Ну а те, що необхідно зберігати підтвердні документи, підприємці, ми впевнені, знають.

За таких умов вони зможуть включити витрачені суми до своїх витрат. Щоправда, не за пп. 5.4.8 Закону про прибуток, а керуючись пп. 5.2.1 цього документа.

Список використаних нормативно-правових актів:
1.КЗпП — Кодекс законів про працю.
2.ГКУ— Господарський кодекс України.
3. Закон про прибуток—Закон України "Про оподаткування прибутку підприємств" у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР.
4. Закон про доходи —Закон України "Про податок з доходів фізичних осіб" від 22.05.03 p. № 889-IV.
5. Закон про оплату праці — Закон України "Про оплату праці" від 24.03.95 р. № 108/95-BR
6. Декрет про прибутковий податок—Декрет КМУ "Про прибутковий податок з громадян" від 26.12.92 р. №13-92.
7. Указ № 436/95 — Указ Президента України "Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки" від 12.06.95 р. № 436/95.
8. Інструкція про відрядження — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. № 59.
9. Постанова № 663 — постанова КМУ "Про норми відшкодування витрат на відрядження у межах України таза кордон" від 23.04.99 р. № 663.
10. Наказ № 260 — наказ ДПАУ "Про затвердження форми посвідчення про відрядження" від 28.07.97 р. №260.
11. Наказ № 440 — наказ ДПАУ "Про затвердження форми Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, та Порядку складання зазначеного Звіту" від 19.09.03 р. № 440.
12. Положення про касові операції— Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. №637.
Роман Гопцій