Анализ финансовой отчетности

Інвалюта у відрядженні

Відрядження за кордон сьогодні не рідкість. І туди, зрозуміло, з порожніми руками не поїдеш. Більш того,забезпечити відрядженого грошима—це не право,а обов'язок підприємства.Причому видати їх потрібно в національній валюті країни,куди його відряджають,або вільно конвертованій—як аванс на поточні витрати в розмірах згідно зі встановленими нормами (п. 1.2 розділу II Інструкції про відрядження). Про те, які правила поводження з інвалютою при закордонних відрядженнях, сьогодні й поговоримо. Зауважимо: головний наш документ — Правила № 119. І поширюються вони на: — юросіб-резидентів; — фізосіб — суб'єктів підприємницької діяльності; — постійні представництва юрособи-нерезидента. Далі називатимемо їх СПД. Правило 1 Одержати валюту на відрядження можна, знявши її з валютного рахунка або купивши у банка.

Щоб взяти валюту з рахунка, СПД необхідно подати до банку (пп. "а" пп. 1.1.1 Правил № 119): 1) заявку, в якій зазначено:
— номер і дату наказу (розпорядження) про відрядження;
— прізвища, імена, по батькові осіб, які виїжджають закордон;
— строк їх перебування за кордоном;
— розрахункові суми витрат на відрядження. НБУ щодо останніх у листі від 04.10.05 р. № 13-137/4662-9834 підкреслив: "Розрахунок витрат подається у вільній формі і повинен містити добові, витрати, пов'язані з найманням житлового приміщення (оплатою готелю) і бронюванням місць у готелях, транспортні та інші витрати за кордоном згідно з чинним законодавством...";

2)довіреність на одержання готівки на відрядження в касі уповноваженого банку.
В обмін на ці папери вам видають інвалюту й довідку за формою 01с (її форму затверджено Інструкцією № 283). Вона потрібна для вивезення валюти за кордон у рамках ліміту, встановленого для відряджених. А якщо працівник провозить до 3000 дол. США, то дана довідка навряд чи знадобиться: таку суму він задекларує на митниці усно.

А коли немає валюти на рахунку, її завжди можна купити в банку. Для цього, крім перелічених документів, подають і заявку на купівлю валюти, перераховуючи потрібну суму (вартість інвалюти, комісія банку, пенсійний збір).

Ще один зручний засіб — купити дорожній чек в інвалюті. Про особливості їх обігу, плюси та мінуси читайте в газеті "Все про бухгалтерський облік" № 39 за 2006 р., стор. 62.

Та не надумайте відправляти працівника для купівлі валюти в обміннику! Адже останні мають справу тільки з фізичними особами (п. 1.1 Інструкції № 502). У свою чергу, фізособи вправі продавати інвалюту лише вповноваженим банкам та іншим кредитно-фінансовим установам, що одержали ліцензію НБУ, або за їх посередництвом — іншим фізособам-резидентам (п. З ст. 6 Декрету про валютне регулювання). Такого самого висновку дійшов і НБУ в листі від 16.08.04 р. № 46-009/285-8297. Тобто СПД повинні купувати валюту тільки через уповноважені банки.

Правило 2
Зняти з рахунка ви можете суму в межах затвердженого кошторису витрат, але не більш ліміту.

Так, одному працівнику надається на:
—добові й наймання житлового приміщення —300 дол. США на день;
— транспортні витрати — 1000 дол. США всього.
Дане обмеження названо в пп. "б" пп. 1.1.1 Правил №119.

Припустимо, ви відряджаєте менеджера Хлопушкіна до США на 5днів. Так ось, максимум, що ви можете дати йому готівкою, — це 2500дол. США(300х5+ 1000).А якщо цих грошей мало, забезпечте його корпоративною платіжною банківською карткою — що дуже зручно (див. стор. 8 поточного номера).

Коли видають не долари США, а іншу валюту, роблять еквівалентний перерахунок цих сум за офіційним курсом гривні до інвалют, встановленим НБУ на день видачі коштів із каси банку.

Наведемо приклад 1.

Приклад 1
Того самого менеджера Хлопушкіна направляють до Швейцарії на7днів. Максимальна сума в доларах США — 3100 (300x7 +1000). Але аванс видаватимуть швейцарськими франками. Курси НБУ на дату видачі коштів із каси банку такі:
— 5,05 грн/дол. США;
— 4,10 грн/швейцарський франк.

Крос-курс—1,2317 (5,05:4,10).Отже, видати ви можете 3818 швейцарських франків (3100х 1,2317).

І ще: загальна сума інвалюти, виданої на відрядження,не може перевищувати законодавчо визначеного ліміту для вивезення за кордон. Докладніше про це читайте на стор. 26 цього номера.

Правило 3
Витрачені відрядженим власні кошти йому відшкодовують тільки у валюті України.

Зрозуміло, що грошей не завжди вистачає. І тоді відряджений скористається своїми кровними. Після повернення йому їх компенсує СПД (звичайно, у рамках затверджених сум). Так ось, повернуть йому лише нацвалюту, незважаючи на витрачені ним євро, долари, крони, тугрики тощо. Тут беруть курс гривні до іноземної валюти, встановлений НБУ на дату виплати зазначених коштів (пп. 1.1.5 Правил № 119). А ось працівнику-нерезиденту за його бажанням можуть покрити витрати як в іноземній валюті, так і в національній.

Правило 4
Готівкові розрахунки за кордоном можливі тільки в межах витрат на відрядження.

Такий висновок випливає зі ст. 7 Декрету про валютне регулювання, що дозволяє проводити розрахунки між резидентами й нерезидентами в рамках торгового обороту тільки через уповноважені банки. Докладніше див. газету "Все про бухгалтерський облік" № 12 за 2007 p., стор. 65.

Правило 5
Невитрачені гроші працівник повертає до каси підприємства в тій валюті, яку він одержав на відрядження.

Причому відзвітувати після відрядження він зобов'язаний у загальному випадку протягом трьох банківських днів, наступних за днем прибуття до місця постійної роботи (п. 1.15 розділу 2 Інструкції про відрядження, пп. 9.10.2 Закону про доходи).

І, як уже зауважено, залишок коштів понад суму, витрачену згідно зі звітом про використання коштів, наданих на відрядження, підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у грошових одиницях, у яких було надано аванс. Наприклад, менеджера Свистуна відрядили до Польщі і видали авансу вільно конвертованій валюті — євро. Працівник обміняв їх там на польські злоті, частина з яких залишилася. Значить, здати до каси підприємства він може тільки євро. Таким чином, перш ніж відзвітувати, йому слід самостійно обміняти злоті на євро.

А як бути, якщо працівник не вкладається в три дні?
По-перше, до нього застосовують штрафні санкції за:
— ст. 2 Закону № 217/95. А саме: у сумі, еквівалентній потрійній вартості валюти, не поверненій вчасно (перераховують у гривні за курсом НБУ на день погашення заборгованості);
— за пп. 9.10.3 Закону про доходи (див. стор. 35 поточного номера).

По-друге, для СПД "розтягується" строк здавання валюти до банку (див. нижче).

Правило 6
Невикористана валюта, видана під звіт на відрядження, підлягає зарахуванню на розподільчий рахунок в уповноваженому банку протягом 5 банківських днів із дати оприбуткування до каси СПД.

Як бачимо, цей строк актуальний для СПД, що відряджає свого працівника. Зазначені 5 днів "крапатимуть" із дати одержання валюти до каси (п. 4.2 Правил № 119). Покажемо це на прикладі 2.

Приклад 2
Працівник повернувся з відрядження 12 березня. Отже, він повинен відзвітувати й здати невикористану валюту не пізніше 15 березня. Але він це зробив лише 20 березня. Тоді СПД для зарахування валюти на рахунок має час по 24 березня.

А що буде, якщо не вкластися в 5-денний строк? Двократний штраф за ст. 1 Указу Президента України "Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки" від 12.06.95 р. № 436/95 тут не пройде. Адже в ній йдеться про нацвалюту. Більш того, для інвалюти ліміт каси закріплюють лише в обмежених ситуаціях (коли СПД дозволено використовувати готівкову валюту як засіб платежу чи застави — п. 4.10 Правил № 119, а це не наш випадок). Залишається адмінштраф за ст. 1642 від 8 до 15 НМДГ(від 136 до 255 грн).

Правило 7
Інвалюту використовують суто на цілі, на які м взяли в банку.

Це диктує п. 4.12 Правил № 119. Тобто в нас мета — видача авансу на відрядження. А при порушенні — адмінштрафзаст. 1642КпАП:від8до 15 НМДГ(від 136до 255 грн).

Правило 8
Касові документи за інвалютою оформляють так само, які за гривнями.


Одразу скажемо: такого механізму в законодавстві немає. Назва Положення про касові операції свідчить сама за себе: воно не стосується інвалюти. Водночас для останньої своїх форм первинних документів не розроблено. Утім, цілком можна використовувати ті самі форми, що й для гривневих готівкових розрахунків: прибутковий і видатковий касовий ордери, журнал реєстрації касових документів, касова книга тощо (для кожної валюти окремо). Або ж створити свої. Але в них мають бути всі обов'язкові реквізити, встановлені для типових форм. На це вказав і Держкомстату листі від 15.11.06 р. № 04/4-6/184 (див. також газету "Все про бухгалтерський облік" № 16 за 2007 рік, стор. 28). При цьому обрані форми закріпіть у наказі про організацію бухобліку.

Ну ось і всі основні правила обігу інвалюти при закордонних відрядженнях. Дотримуючись їх, з вашим обліком буде все гаразд!
Марина Кулакова