Анализ финансовой отчетности

Як бюджетникам отримати готівку

В Україні обслуговування Держбюджету проводять за казначейською формою. Водночас Держказначейство — не банк, а урядовий орган держуправління, тож з готівкою не працює. Як же бути, адже працівникам бюджетних установ треба одержувати зарплату, їздити у відрядження тощо? І вихід знайшли: КМУ постановою "Деякі питання касового виконання Державного бюджету України" від 01.03.01 р. № 200 для касового обслуговування розпорядників та одержувачів бюджетних коштів (далі — розпорядники) дозволив залучати банки України. Банки, звісно, надають свої послуги за плату, але вона повинна бути не більше 0,5% суми готівки. Видатки на сплату банківських послуг бюджетні установи передбачають у кошторисі доходів та видатків за КЕКВ 1139 "Оплата інших послуг та інші видатки".

Для проведення готівкових операцій Держказначейство відкриває поточні рахунки на своє ім'я за балансовими рахунками групи 257 "Кошти державного та місцевого бюджетів для виплат" Плану рахунків бухгалтерського обліку банків України, затвердженого постановою Правління НБУ від 17.06.04 р. № 280. Цим рахункам притаманна така особливість: на них потрапляють кошти, звільнені від перерахувань, тобто суворо "до виплати". Щоб отримати готівку на виплату зарплати, матдопомоги, грошового утримання, стипендії, інших соцвиплат, використовують балансовий рахунок 2570, а для отримання грошей на відрядження або господарські потреби — рахунок 2571.

А от зараховують на них гроші та одержують зарплату, стипендію, матдопомогу, кошти на службові відрядження та інші цілі, що не можна провести безготівковою оплатою, на підставі заявки на видачу готівки та перерахування коштів на вкладні рахунки (далі- заявка). Тепер перейдемо безпосередньо до знайомства з нею.

Порядок оформлення документів для виплати готівки описано (на жаль, досить стисло) в п. 13 Порядку обслуговування державного бюджету за видатками, затвердженого наказом Держказначейства України від 25.05.04 р. № 89 (далі — Порядок № 89), та п. 6 Порядку казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затвердженого наказом Держказначейства України від 04.11.02 р. № 205 (далі - Порядок № 205).

Заявку складають у 2-х примірниках окремо на зарплату та окремо на госппотреби. Після видачі готівки казначей на одному примірнику ставить штамп та повертає його розпоряднику. Перший примірник є додатком до бухгалтерських документів, і надалі його зберігають як обов'язковий документ, що підтверджує обсяг та цільове спрямування бюджетних коштів. Другий примірник Держказначейство залишає в себе. Заявку оформлюють лише на осіб, з якими укладено договори про повну матеріальну відповідальність та які вправі отримувати й видавати кошти. Зазвичай це довіряють робити касиру установи.

Зарплатні виплати
Відмітна риса при заповненні заявки на виплату зарплати — те, що в ній, окрім нарахованого заробітку, показують і суми податку з доходів фізичних осіб (далі — ПДФО), суми нарахувань до фондів соціального страхування (на випадок безробіття, від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань, з тимчасової втрати працездатності) та суми страхових внесків до Пенсійного фонду України (далі— ПФУ), інші податки й обов'язкові платежі, утримані із зарплати та нараховані на фонд зарплати, як того вимагає законодавство.

Неодмінна така умова: отримуючи зарплату та прирівняні до неї платежі (стипендія, грошове утримання військовослужбовців тощо), разом із заявкою до Держказначейства подають платіжні доручення на перерахування податків до бюджету, зборів до державних цільових фондів, утриманих із зарплати працівників та нарахованих на фонд оплати праці, а також інших обов'язкових платежів, пов'язаних із виплатою зарплати та інших соцвиплат (далі — платежі). Якщо з будь-яких причин сталася переплата за платежами, це треба документально підтверджувати (можливо, надати акт звірки). Аналогічно і з пільгами зі сплати податків і зборів.

Водночас звертаємо увагу: за новою редакцією Порядку № 89 у полі "Призначення платежу" вказують період, за який виплачують зарплату, з якої перераховують усі платежі (раніше вимагали ще й написати конкретну дату виплати зарплати).

У верхньому лівому куті лицьового боку заявки пишуть номер грошового чека, дату отримання готівки та номер рахунка 257 групи.

А зараз нагадаємо реквізити, які слід заповнювати у заявці:
— дату виписки;
— назву розпорядника бюджетних коштів (повністю);
— № реєстраційного (або спеціального реєстраційного) рахунка. Підкреслюємо: за цим же рядком показують КПКВ;
— мету отримання готівки, КЕКВ і його назву. Коли за одною заявкою беруть гроші за різними КЕКВ, необхідно суми відображати за кожним КЕКВ окремо;
— у рядку "Видати чек на суму" ставлять суму, яка відповідає чеку. Коли суми розділено за КЕКВ, уданому рядку пишуть підсумок.

Заявка на виплату зарплати має таку особливість: треба заповнювати дві таблиці (на лицьовому та зворотному боках). Хоча одиницю виміру визначено у гривнях (грн), суми проставляють з копійками.

Далі перейдемо безпосередньо до заповнення заявки на виплату зарплати (див. зразок на стор. 33). Для зручності бажано таблицю зі зведеними показниками про нарахування та утримання із зарплати розміщувати на одному боці, а нарахування на зарплату — на зворотному. Якщо так не зробити, то зворотний бік треба заповнювати уважно, аби не помилитися в графах, адже назви граф будуть розташовані лише на лицьовому боці. Доцільно було б графи пронумерувати (на самому бланку).

Нарахування зарплати за її видами показано у відповідних рядках у графі "Сума". Усі утримання із зарплати відображають розгорнуто: спочатку всього, а потім з розбивкою: ПДФО, ПФУ, фонд від безробіття та з непрацездатності, профвнески та інші утримання (скажімо, аліменти). У графі "Виплачено в міжрахунковий період" записують виплати протягом поточного місяця: аванс, інші витрати, які є складовою ФОП, але перераховані безготівковим способом (ті ж аліменти).

Колонка "Сума до виплати готівки" є різницею між нарахованою сумою зарплати та утриманнями. Саме ця сума дорівнює сумі, на яку виписано чек. Сюди входять матдопомога, лікарняні, відпускні, різні види соціальної допомоги тощо.

Рядок "Разом" підсумовує попередні рядки та мусить збігатися з графою "Нараховано всього" меморіального ордера № 5 "Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій" форми № 405 (бюджет), затвердженого наказом Держказначейства України "Про затвердження Інструкції про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання" від 27.07.2000 р. № 68.

Наголошуємо: рядок "Разом" включає всі виплати, нараховані в поточному місяці. Тобто, наприклад, лікарняні чи допомогу при народженні дитини записують у тому числі, а не крім того, як було до внесення змін до Порядку № 89.

Рядок "Виплати в міжрахунковий період" заповнюють тільки в заявці на отримання зарплати за повний поточний місяць при кінцевому розрахунку.

Значення "Вхідне сальдо" та "Вихідне сальдо" показують залишки коштів на рахунку після виплати зарплати та інших виплат у попередні розрахункові періоди, коли зарплату (лікарняні, відпускні тощо) нараховували в гривнях з копійками, а перераховували на вкладні рахунки або видавали готівкою з округленням до гривні (лист Держказначейства України "Щодо порядку обслуговування державного бюджету за видатками" від 10.08.06 р. №3.4-06/1429-7595).

Дещо іншою стала таблиця, яка містить інформацію про нарахування на заробітну плату. У ній також за арифметичним розрахунком визначають суму, яку перераховують до бюджету, ПФУ та соцфондів, як різницю між сумою, нарахованою на фонд зарплати, та вже перерахованою в міжрозрахунковий період.

Платіжні доручення щодо платежів до фондів повинні враховувати обидва рядки "Належить до перерахування": р. 7 першої та р. З другої таблиці.

Наприкінці заявку підписують посадові особи установи — керівник та головний бухгалтер, проставляючи прізвища та ініціали. Скріпляють підписи відтиском печатки.

Господарські та інші видатки
Як ми сказали вище, щоб отримати готівку на відрядження та на господарські потреби (придбання продуктів харчування, госптоварів та медикаментів або інших товарів, які не можна купити за безготівкову оплату), оформляють окрему заявку (див. зразок на стор. 34). Зазначимо, що із внесенням поправок до п. 3.4 Порядку № 89 відпала необхідність узгоджувати з головним розпорядником потребу в готівкових коштах на господарські витрати. Прикро, але таке нововведення оминуло Порядок № 205, тому умова узгодження в ньому присутня дотепер.

Видавати готівку під звіт на закупівлю сільгосппродукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини, окрім металобрухту, дозволили на строк не більше 10 робочих днів від дати видачі готівки під звіт, а на всі інші виробничі (господарські) потреби — не більше 2 робочих днів, включаючи день отримання готівкових коштів під звіт.

Після отримання готівки на продукти харчування, госптовари та медикаменти або інші видатки, які не можуть бути проведені безготівковою оплатою, до Держказначейства слід подати документи, які підтверджують здійснені видатки та взяття на облік (за потреби) матцінностей (акт купівлі матеріальних цінностей чи послуг, рахунки-фактури, а для місцевого бюджету — додатково прибуткова накладна, роздавальна відомість з підписами осіб, що отримали матцінності, тощо).

Підтвердні документи подають протягом 3 робочих днів після придбання. При неподанні розпорядниками в установлені строки названих документів Держказначейство припинить видавати чеки на отримання готівки для купівлі продуктів харчування, госптоварів, медикаментів тощо.

Після того як заявку повністю перевірили, відповідальний посадовець Держказначейства підписує грошовий чек. Уже потім фізособа, на ім'я якої виписано чек, може їхати до банку за грошима. Не забувайте: чеки на отримання готівки пред'являють у банк до оплати протягом 10 календарних днів (не враховуючи дня виписки чека).

На підставі виписки з рахунка групи 257 кошти списують з відповідних рахунків для обліку надходжень.

Якщо підзвітній особі одночасно видали готівку як на відрядження, так і для вирішення в ньому виробничих (господарських) питань (у тому числі й для закупівлі в населення сільгосппродукції та заготівлі вторсировини), то строк, на який видали готівку під звіт на дані цілі, можна продовжити до закінчення строку відрядження.

Невикористану готівку повертають беспосередньо на рахунки розпорядників, з яких здійснили видачу грошей. При цьому заповнюють об'яву на внесення готівки. Повертають невикористану готівку за рахунок розпорядника.

До внесення коректив до Порядку № 89, аби взяти готівку в банку, необхідно було за 55 днів до початку наступного кварталу подати до Держказначейства касові заявки на отримання готівки. Нині така умова втратила свою актуальність.

Ось і все, що ми хотіли розповісти про готівкові премудрості. Упевнені, що наша інформація стане в пригоді та допоможе забути про клопіт при заповненні заявки, особливо коли конче потрібні гроші. Тож успіху вам!