Анализ финансовой отчетности

Відрядження. Гарячі питання

Яка відповідальність за невидачу авансу на відрядження Усім відомо: підприємства, що направляють працівників у відрядження по Україні або за кордон, зобов'язані забезпечити авансом на поточні витрати (п. 4 постанови № 663 та абз. 5 Загальних положень Інструкції № 59). Наданих коштів має вистачити на добові, проїзд до місця призначення і назад, на найм житлового приміщення в межах законодавчих норм. Таку вимогу висуває ст. 121 КЗпП. Отже, невидачу авансу або видачу в сумі, недостатній для покриття зазначених витрат, фактично вважають порушенням трудового законодавства, за що передбачено адміністративну відповідальність. А саме — накладення на посадових осіб підприємств та громадян — суб'єктів підприємницької діяльності (далі - СПД) штрафу від 15 до 50 НМДГ (від 255 до 850 грн.) згідно зі ст. 41 КпАП. Протокол про адміністративне правопорушення складають посадові особи Держнаглядпраці (ст. 255 КпАП), а, власне, адмінстягнення можуть накласти не пізніше як через 2 місяці з дня вчинення правопорушення, а при правопорушенні, що триває, —- 2 місяці з дня його виявлення (ст. 38 КпАП). За скільки днів до відрядження потрібно видати працівникові аванс Як таких строків видачі авансу не існує. Просто його потрібно надати перед відрядженням (див. попередню відповідь). Також очевидно, що це можна зробити не раніше, як буде ухвалено рішення про відрядження працівника, тобто видано наказ керівника. При цьому майте на увазі, що працівник перед від'їздом повинен встигнути оформити візу, придбати проїзні квитки, забронювати готель тощо.

Відрядження на один день: чи виплачувати добові
Якщо від'їзд та повернення з відрядження відбулися протягом одного дня, добові виплачують як за повну добу (п. 1.5 розділу І та п. 1.6 розділу II Інструкції № 59).

Який максимальний строк відрядження
Загальний строк для відрядження в межах України — ЗО календарних днів (п. 1.1 розділу І Інструкції № 59), за кордон — 60 (п. 1.1 розділу II Інструкції № 59). Особливі строки встановлено для військовослужбовців, співробітників МВС та працівників, що здійснюють монтажні, налагоджувальні, будівельні та деякі інші роботи. Наприклад, термін відрядження останніх по Україні не повинен перевищувати періоду будівництва об'єктів, а за кордон — одного року (п. 5 постанови № 663).

Отже, в наказі керівника підприємства про направлення працівника у відрядження не може фігурувати більший строк, ніж містять Інструкція № 59 та постанова № 663. Якщо поїздка триватиме довше, вона вже не буде відрядженням, а значить, жодних витрат, понесених у такій поїздці (з 1-го її дня), підприємство не відшкодовуватиме. Щоправда, в такому випадку на працівника можуть поширюватися зовсім інші гарантії та забезпечення, закріплені трудовим законодавством (скажімо, Правилами та умовами праці радянських працівників за кордоном, затвердженими постановою Держкомпраці СРСР від 25.12.74 р. №365).

Трохи інша ситуація, коли поїздку заздалегідь класифікують як відрядження (з дотриманням граничних строків), але працівник з якихось причин (виняток — період тимчасової непрацездатності) затримається довше. Тоді він втратить своє право на добові, компенсацію витрат на проживання та інших витрат, що залежать від строку відрядження, але тільки починаючи з дня, наступного за днем завершення записаного у наказі терміну відрядження. Докладніше цю тему ми розкрили в газеті "Все про бухгалтерський облік" № 44 за 2005 р. на стор. 34.

На посвідченні про відрядження сторона, що приймає, поставила штамп. Чи можна добові включати до валових витрат
Не секрет, що добові виплачують на підставі відміток у посвідченні на відрядження про прибуття та вибуття працівника з місця призначення. У п. і .3 розділу І Інструкції № 59 зазначено, що такі відмітки завіряють "печаткою, якою користується у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису відповідної службової особи, на яку наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладено обов'язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього".

Як бачимо, на посвідченні повинна стояти саме печатка, а не штамп. Більше того, вона має відповідати вимогам Інструкції № 17. Приміром, на печатках має бути ідентифікаційний код СПД — юрособи або ідентифікаційний номер фізособи, всі реквізити в них наводять українською або одночасно і українською, і російською мовами, а напис має відповідати назві, що зазначена в свідоцтві про державну реєстрацію СПД.

На підставі посвідчення про відрядження, в якому відмітка сторони, що приймає, не скріплена належною печаткою, добові не виплачують. А у разі виплати ця сума не потрапить до валових витрат (далі — ВВ) та з неї треба утримати податок з доходів фізосіб.

Між тим, якщо працівника направляють у відрядження до СПД — фізособи, то, на наш погляд, на посвідченні достатньо підпису підприємця. Читайте про це в газеті "Все про бухгалтерський облік" № 98 за 2005 р. на стор. 29.

Витрати відряджених працівників оплачує сторона, що приймає. Які наслідки з податку на прибуток та податку з доходів фізосіб
Отже, з одного боку, підприємство, що відряджає працівника, зобов'язане оплатити йому всі витрати на відрядження, зокрема добові в межах норм, а також підтверджені документально витрати на проїзд та проживання. І цей обов'язок залишається незалежно від того, чи виплачувала щось відрядженим працівникам сторона, що їх приймала. З іншого —для останньої, понесені нею витрати вочевидь не будуть витратами на відрядження і тому їх не вдасться віднести до складу ВВ. Фактично всі ці виплати слід вважати фінансуванням особистих потреб фізосіб, а тому до доходів підприємства, що відряджає, вони жодного відношення не мають. Звідси висновки:
— з усіх виплат на користь гостей приймаюча сторона як податковий агент має утримати податок з доходів фізосіб;
— такі виплати для обох сторін (приймаючої та відряджаючої) не матимуть ніяких наслідків з податку на прибуток.

Докладніше на цю тему читайте в консультації, що опублікована в газеті "Все про бухгалтерський облік" № 114 за 2004 р. на стор. 27.

Чи можна включати до ВВ вартість проїзду у відрядженні на маршрутному таксі
Так, є всі підстави і компенсувати такі витрати працівникові, і включити їх у ВВ. Причому це стосується поїздок у закордонних та українських відрядженнях. У пп. 5.4.8 Закону про прибуток сказано: до ВВ відносять витрати на проїзд відрядженого (у т. ч. перевезення багажу) до місця відрядження, назад і за місцем відрядження (звичайно, за наявності підтверджувальних документів). Як бачимо, ніяких застережень щодо маршрутних таксі як таких. Хоча є одне "але": автори Інструкції № 59 чомусь вирішили викреслити таксі із числа тих видів транспорту, витрати на проїзд якими дозволено компенсувати при відрядженнях по Україні (див. п. 1.7 розділу І Інструкції № 59). Щоправда, у закордонних поїздках вартість проїзду на таксі все-таки відшкодовують, але тільки з дозволу керівника підприємства (п. 1.8 розділу II Інструкції № 59).

У своєму листі № 13098 (див. газету "Все про бухгалтерський облік" № 76 за 2006 рік, стор. 26) ДПАУ, керуючись Законом про автотранспорт та посилаючись на згадані нами законодавчі норми, дійшла висновків:
1) поняття "маршрутне таксі" і "таксі" не тотожні, а це зумовлює різні підходи в оподаткуванні витрат на проїзд в таких видах транспорту;
2) витрати на проїзд маршрутним таксі включають до складу В В, а на проїзд таксі — ні.

Безумовно, така точка зору не безпідставна. Тому обережному платникові варто з нею погодитися, а сміливий може спробувати відстояти ВВ й на звичайне таксі, спираючись на пп. 5.4.8 Закону про прибуток. Про це ми розповідали, зокрема, в газеті "Все про бухгалтерський облік" № 106 за 2005 рік на стор. 23.

Яка норма добових для відрядження у Росію (підприємство не фінансується з бюджету)
Гранична норма добових для таких підприємств — 280 грн. У разі, коли до рахунків за проживання у готелях включають витрати на одноразове харчування, ця сума складатиме 224 грн., дворазове — 154 грн., триразове — 98 грн. Детальніше про нюанси визначення розміру добових, коли до рахунка на проживання входить харчування, читайте в газеті "Все про бухгалтерський облік" № 50 за 2006 р. на стор. 31.

Крім того, розмір закордонних добових можна зменшити, але в межах норм, встановлених у додатку до постанови № 663. Зараз для Росії це 37 дол. США на добу. Оскільки аванс на відрядження за кордон слід надавати у валюті країни відрядження або у вільно конвертованій валюті, слід нагадати: при розрахунку добових беруть курс валюти, встановлений НБУ на день видачікоштів з каси банку. З огляду на це треба дотримуватися як нижньої (37 дол. США), так і верхньої (280 грн.) межі добових. Суму добових фіксують у наказі керівника підприємства.

Звичайно, за бажанням того ж керівника можна виплатити більше добових, але тоді сума, що перевищує 280 грн., не потрапить до ВВ та буде вважатися доходом працівника, тобто з неї доведеться утримати податок з доходів фізосіб. Докладніше цю тему ми висвітлили в газеті "Все про бухгалтерський облік" № ЗО за 2005 р. на стор. 45.

25 чи 280 грн., або В якій сумі виплачувати добові працівникові по дорозі до країн СНД
Оскільки з країнами СНД діє спрощений режим прикордонного контролю, бухгалтер не може судити про дату перетину кордону з відміток у закордонному паспорті (документі, що його замінює). Загальне правило говорить: за день, в який особа перетинає кордон у тому чи зворотному напрямку (навіть якщо ці дні збігаються з днями відправлення та повернення з відрядження), добові виплачують за нормами, встановленими для відряджень за кордон (пп. "в" п. 1.7 розділу II Інструкції № 59). За наявності так званої транзитної зупинки (пересадка на інший транспорт, зупинка у готелі) на території України ситуація така:
1) до останньої транзитної зупинки на території України добові виплачують у межах 25 грн.;
2) з дня останньої транзитної зупинки на території України з подальшим виїздом за кордон — виходячи з норм для закордонних відряджень;
3) якщо день вибуття у відрядження збігається з днем останньої транзитної зупинки на території України — відповідно, до норм для відряджень за кордон.

Список використаних нормативно-правових актів:
1. КЗпП — Кодекс законів про працю України.
2. КпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення.
3. Закон про прибуток— Закон України "Про оподаткування прибутку підприємств" в редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР.
4. Закон про автотранспорт — Закон України "Про автомобільний транспорт" від 05.04.01 р. № 2344-ІИ.
5. Постанова № 663 — постанова КМУ "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" від 23.04.99 р. № 663.
6. Інструкція № 59 ~ Інструкція про службові відрядження в межах України та^а кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. № 59.
7. Інструкція № 17 — Інструкція про порядок видачі міністерствам та іншим центральним органам виконавчої влади, підприємствам, установам, організаціям, господарським об'єднанням та громадянам дозволів на право відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів, а також порядок видачі дозволів на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів, затверджена наказом МВС України від 11.01.99 р. № 17.
8. Лист № 13098 — лист ДПАУ "Про податковий облік витрат на проїзд в маршрутному таксі та таксі" від 12.07.06 р. № 13098/7/15-0317.
Геннадій Кузнєцов