Анализ финансовой отчетности

Особливості обліку вексельних операцій в умовах застосування комп’ютерних інформаційних систем

В сучасних умовах автоматизація обліку набуває великого значення. Вона дозволяє перетворити бухгалтера-рахівника в бухгалтера-менеджера, який використовує стержень інформації про діяльність підприємства – інформацію бухгалтерського обліку, має можливість в єдиній системі проаналізувати її у взаємозв’язку з інформацією інших відділів і служб. Однак, разом з перевагами роботи в умовах автоматизації виникають і нові проблеми, зокрема, стосовно вимог, що висуваються до програм, які використовуються на підприємстві, оскільки кількість комп’ютерних програм, що пропонуються на ринку та їх функціональні характеристики варіюють у досить широкому діапазоні. Крім того, актуальною стає проблема захисту інформації, оскільки, існує ряд ризиків, пов’язаних з впровадженням і використанням комп’ютерних програм.
До програм, що використовуються на підприємствах, висуваються наступні вимоги (табл. 1):

Таблиця 1 Вимоги, що висуваються до комп’ютерних програм
Таблиця 1 Вимоги, що висуваються до комп’ютерних програм


Однак, на нашу думку, найважливішими серед них є функціональні та технічні, оскільки ергономічні та комерційні вимоги як правило повністю задовольняються розробниками програмного забезпечення. Зокрема, до найважливіших вимог необхідно віднести:
1. Функціональні:
– надійне та швидке введення реєстрів будь-якого об’єкту, як для локальних (один користувач), так і для мережевих (клієнт серверних) конфігурацій технічних засобів;
– забезпечення прямого доступу до багатомірних структур даних, які і використовуються в СУБД;
– конвеєрна обробка документів, яка надає можливість проводити операції створення, контролю та проведення документа користувачами з різних робочих місць;
– автоматичний контроль даних документа на допустимість виконання операцій, які описані в процедурі його обробки;
– автоматичне формування необхідної кількості управлінських звітів та журналу обліку сеансів роботи і журналу спроб несанкціонованого доступу.
2. Технічні:
– простота експлуатації, що досягається за рахунок уніфікації інтерфейсу користувача прикладної програми і низьких експлуатаційних вимог СУБД;
– необмежена масштабованість: від кількох локальних автоматизованих робочих місць – до необмеженої локальної мережі;
– високий ступінь надійності програмного забезпечення та бази даних;
Крім того нами сформульовано основні вимоги до програм автоматизації бухгалтерського обліку, що забезпечують захист інформації від несанкціонованого доступу:
– гнучка система розподілу повноважень користувачів за окремими об’єктами надання одночасного доступу до даних великій кількості користувачів, при цьому кожен користувач системи володіє логіном, паролем, певним пріоритетом доступу до даних, які закріплюються за ним у спеціальному списку користувачів, в загальному випадку будь-який користувач може отримати доступ до вказаної частини даних системи, виконувати властиві йому функції і отримувати необхідну звітність;
– гнучка система створення та редагування форм вихідних документів, включаючи вдруковування даних в бланки;
– розширена система швидкого пошуку інформації.
Саме ці вимоги дозволять на високому рівні автоматизувати облік розрахунків з використанням векселів, оскільки використовувати окрему програму для обліку векселів є невиправданим.
На відміну від інших видів вкладень, інвестиції в інформаційні технології практично неможливо відшкодувати в разі, якщо не вдасться застосувати проект. Тому особливого значення набувають аналіз і управління ризиками.
Ризики впровадження і застосування інформаційної системи можна класифікувати за наведеними нижче ознаками (табл. 2). Визначення класифікаційних ризиків дозволяє виявити причини їх виникнення, а отже попередити та уникнути їх.

Таблиця 2. Класифікація ризиків впровадження і застосування інформаційних систем
Таблиця 2. Класифікація ризиків впровадження і застосування інформаційних систем


Як правило облік векселів ведеться не відокремлено. Така процедура здійснюється одночасно або з обліком цінних паперів або зобов’язань, що пояснюється подвійною природою векселя, про що йшла мова в пункті 1.2.
З одного боку, враховуючи те, що вексель – цінний папір, то для його обліку в умовах КСБО, як вважалося раніше, достатнім буде використання типової програми, призначеної для обліку цінних паперів. Однак такі програми не враховують подвійну природу векселя, а зокрема його змістовну сторону, тобто наявність у векселі зобов’язання.
Ряд програм як вітчизняного так і закордонного виробництва передбачають таку можливість. Щодо автоматизації обліку вексельних операцій, то серед найпоширеніших в Україні програм спеціальний модуль з обліку вексельних операцій мають лише програми, що передбачають ведення обліку на великих підприємствах.
Як показало вивчення ряду комп’ютерних програм, щодо обліку векселів автоматизовані наступні функції:
– розрахунок векселями за товари (послуги);
– купівля, продаж, обмін векселів;
– погашення векселів;
– погашення одержаних (виданих) кредитів.
Нижче описано можливості програм, що дозволять здійснювати облік векселів та на сьогодні є найбільш поширеними в Україні (табл. 3).

Таблиця 3. Можливості програм щодо обліку вексельних операцій
Таблиця 3. Можливості програм щодо обліку вексельних операцій


Як видно з табл. 3 найбільш повно виконання всіх операцій вексельного обігу забезпечують програми, що дозволяють автоматизувати всю господарську діяльність підприємства.
Нами було досліджено основні можливості програм щодо обліку вексельних операцій. Результати дослідження подано в табл. 4

Таблиця 4 Порівняння можливостей програм щодо обліку вексельних операцій
Таблиця 4 Порівняння можливостей програм щодо обліку вексельних операцій


Найповніше функції щодо обліку вексельних операцій, на нашу думку, реалізовані в КІС “Галактика”. В даній системі облік векселів ведеться в модулі “Векселя і кредити”. Цей модуль пов’язаний з рядом інших модулів. Необхідність зв’язку з іншими компонентами системи пов’язана з тим, що вексель є засобом розрахунку і використовується лише за наявності відповідних документів-підстав на придбання і продаж матеріальних цінностей і послуг.
Такий спосіб формування обліку векселів забезпечує дотримання законодавства в частині оформлення грошового боргу за фактично поставлені товари, виконані роботи, надані послуги.
Проте для більшості підприємств, що працюють з векселями, даний клас програм є неприйнятним. Тому нами було розроблено нову схему організації обліку вексельних операцій.
На нашу думку, існуючий в програмі набір функцій щодо обліку векселів доречно перебудувати за зразком, наведеним на рис. 1., і використовувати в інших програмах.

Рис. 1. Функціональна схема обліку вексельних операцій, побудована на основі роботи модуля “Векселя і кредити” КІС “Галактика”.
Рис. 1. Функціональна схема обліку вексельних операцій, побудована на основі роботи модуля “Векселя і кредити” КІС “Галактика”.


Всі операції з векселями, як цінними паперами доцільно оформлювати за допомогою акту приймання-передачі векселів, форма якого не затверджена законодавством. При цьому доцільно розрізняти акти на приймання (передачу) і погашення векселя.
Всі операції з векселями пропонуємо документувати актами приймання-передачі, форма якого подана нижче (рис. 2.).

Рис. 2. Акт приймання-передачі векселя
Рис. 2. Акт приймання-передачі векселя


Представлений акт приймання-передачі векселя містить всю необхідну інформацію про операції та перелік документів, над яким вона здійснюється.
Він може використовуватись як в паперовому вигляді, так і в електронному. При цьому в електронному вигляді після введення всіх реквізитів активізується вікно запиту:

Вікно запиту
Вікно запиту


Це дозволить в одному акті приймання-передачі зареєструвати кілька векселів.
У випадку передачі векселя не за номінальною ціною, а за узгодженням сторін, ця ціна зазначається в акті приймання-передачі.
Після складання акту необхідно провести операцію над векселями, які внесені користувачем до специфікації цього акту. В результаті до карток обліку векселів (на кожний вексель створюється картка аналітичного обліку, форма якої розроблена в п. 2.2) будуть внесені зміни, які відображають їх новий стан. При цьому документи мають бути взаємопов’язаними. Система повинна допускати облік операцій погашення векселів частинами, у цьому випадку кожну погашену частину необхідно активувати окремо.
За таких умов в програмі можна отримати інформацію про сформовані за даним документом акти та перейти в режим їх редагування, а також можна виключити зв’язок документа з актом приймання-передачі, в такому випадку, для кожного документа надається можливість створити тільки один акт приймання-передачі та один акт на погашення векселя.
Сума за документом буде розраховуватися автоматично при виборі пов’язаних з актом приймання-передачі договірних зобов’язань і може редагуватися після вибору пов’язаних з актом векселів. Якщо сума по векселям не відповідає сумі по договірним зобов’язанням, необхідно скорегувати суми операції. Крім того, має бути надана можливість задати суму по акту приймання-передачі векселя в національній грошовій одиниці та в обраній валюті. Якщо сума вказана в іноземній валюті, то сума в національній грошовій одиниці перераховується за курсом на обрану дату.
Акт погашення векселів крім обов’язкових реквізитів векселя буде включати фактичну дату погашення та номер відповідного платіжного доручення.
При оформленні приймання-передачі декількох векселів до акту приймання-передачі необхідно створити табличну частину, доданий до акту реєстр, в якому відображаються відомості про ці векселі (табл. 5).

Таблиця 5. Таблична частина акту приймання-передачі
Таблиця 5. Таблична частина акту приймання-передачі


Акт погашення векселів крім обов’язкових реквізитів векселів, які заносяться в табличну частину, містить також підставу отримання-передачі векселів – договір (номер договору).
По кожному реквізиту вказується ідентифікатор, тип значення (число, текст), по необхідності реквізит приєднується до відповідного довідника, наприклад реквізит “Статус векселя” можна приєднати до довідника “Види та статуси векселів”, а реквізит “Векселедавець” може бути приєднаний до довідника “Контрагенти”. Створивши та відкоригувавши документ, необхідно включити його до меню за допомогою редактора меню та автоматизувати розрахунки сум по документу.
Акт приймання-передачі (погашення) векселів слід розглядати як платіжний документ з усіма наслідками, що випливають з нього:
– необхідність рознесення суми платежу по товарних позиціях накладних;
– облік сплачених податків, які входять до суми платежу;
– формування та відображення в акті призначення платежу та його структури (аналогічно графі Призначення платежу у платіжному дорученні);
– створення документів по обліку ПДВ.
Необхідною є функція “Налагодження актів” приймання-передачі (погашення) векселів, що дозволяє визначити, яка сума із цінного паперу (векселя) буде використовуватися при розрахунку суми акту приймання-передачі для паперів даного типу і виду; якщо вид не вказаний, налагодження відноситься до всіх документів даного типу.
Якщо не існує налагодження для деякого типу документа, то в розрахунках буде використовуватись:
– в актах приймання-передачі на передачу – сума продажу;
– в актах приймання-передачі на отримання – сума придбання;
– в актах приймання-передачі на погашення – сума погашення.
Крім того, функція налагодження актів дозволить визначити порядок розрахунку суми по векселях. Що ж стосується зручності роботи, то необхідно забезпечити встановлення наступних функцій:
1) фільтру для роботи, винятково з документами, що задовольняють задані обмеження. В діалозі пропонується обрати контрагента, період часу, за який розглядаються операції, і валюту документів.
2) реєстр актів приймання-передачі (при цьому необхідно обрати порядок групування документів по даті формування (по контрагенту). До реєстру доцільно включити номер, дату, суму, валюту і контрагента по акту.
Необхідно також у програмі передбачити облік векселів, які не беруть участі у взаєморозрахунках (передані у заставу, на зберігання та інше).
Картки векселів, які вибули з обігу, переводяться до архіву. Архівні об’єкти обліку не враховуються при формуванні звітів про їх наявність та рух.
Робота з векселями передбачає наступний порядок роботи:
1) оформлення актів приймання-передачі векселів;
2) введення векселя одержаного;
3) підтвердження погашення векселів актами на погашення;
4) оформлення договірного зобов’язання і пов’язання з ним акту на отримання одних векселів і акту на погашення інших документів;
Один акт приймання-передачі можна формувати для обліку операцій з декількома векселями по декількох договірних зобов’язаннях. Кожний вексель може фігурувати лише в єдиному акті приймання-передачі і акті погашення векселів (рис. 3.).

Рис. 3. Взаємозв’язок векселя з первинними документами в програмі
Рис. 3. Взаємозв’язок векселя з первинними документами в програмі


При виборі векселя необхідно вказати статус, який він отримує в результаті операцій.
У вікні введення (редагування) векселя заповнюються всі реквізити документу:
1) сума за векселем (За замовчуванням вексель виписується в національній грошовій одиниці. Після вибору валюти, дати для перерахунку курсу і введення валютної суми за векселем, розраховується і сума в національній грошовій одиниці). Для валютних векселів всі суми можна вказати як в національній грошовій одиниці, так і в валюті. Сума придбання (продажу) може бути встановлена рівною сумі за векселем, сума погашення може бути розрахована з врахуванням річного відсотка.
Крім того є можливість роботи зі списком введених в систему актів відповідного типу та приводиться перелік векселів, пов’язаних з поточним актом;
2) місце видачі і місце платежу за векселем;
3) контрагентів; період часу для операцій передачі, регламентованого і фактичного погашення;
4) формування реєстру векселів. В реєстр виводиться статус документа, серія і номер, дата передачі, термін і дата фактичного погашення, вид документа, сума по документу, сума до сплати, річний відсоток, валюта, найменування контрагентів.
5) договір пов’язаний з актом приймання-передачі документ-підстава, встановлюється тип договірного зобов’язання. Акт приймання-передачі може бути пов’язаний як з одним так і з декількома договірними зобов’язаннями, при цьому контролюється склад контрагентів в акті приймання-передачі і в пов’язаних договірних зобов’язаннях. Додаткова інформація по документу вводиться в полі Примітки;
6) Типові господарські операції із переліком операцій визначених для даного типу документів. При необхідності можна одразу перейти в режим редагування господарської операції, або в режим перегляду сформованих проводок;
7) пов’язані з даним актом приймання-передачі векселі. Система контролює відповідність контрагентів за векселем і актом приймання-передачі. Контрагент із акту приймання-передачі переноситься в поле векселя (якщо вони не заповнені).
В програмі “Галактика” можуть формуватись баланси операцій з одержаними і виданими (акцептованими) векселями за заданими параметрами. Якщо параметри звіту не задані, він формується за всіма документами, що знаходяться в системі.
Ці можливості КІС “Галактика” щодо обліку векселів, доцільні до застосування і в ряді інших програм даного класу, однак корпоративні інформаційні системи дорого коштують і є недоступними для більшості українських підприємств, тому розроблену модель обліку векселів доцільно впроваджувати в інші програми.
Розроблена схема дозволяє повністю автоматизувати облік вексельних операцій. Однак, вона виправдовує себе лише на великих і середніх підприємствах. Що ж стосується вексельних операцій на малих підприємствах, то основним шляхом удосконалення обліку є збільшення розрізів аналітики, що забезпечує надання необхідної облікової інформації для прийняття рішень та здійснення контролю за діяльністю підприємства. Широка аналітичність облікової інформації є важливим моментом при складанні внутрішньої звітності.
Для ефективного аналізу стану розрахунків за векселями користувачу звітності необхідно володіти інформацією не стільки про суму векселів одержаних, що відносяться до документів з простроченим строком погашення, скільки про те, яка частина прострочених векселів була своєчасно опротестована. Згідно з ст. 53 УВЗ векселедержатель втрачає свої права проти індосантів, векселедавця переказного векселя і проти інших зобов’язаних за векселем осіб (табл. 6.).

Таблиця 6. Строки позовної давності для векселів
Таблиця 6. Строки позовної давності для векселів


Бухгалтерська звітність не розкриває користувачу даної інформації. Шляхом складання відповідних аналітичних форм можна підвищити інформативність звітності, що відображають відомості про заборгованість за векселями.
Для ведення обліку операцій з цінними паперами необхідно ввести відповідні субрахунки в довідник рахунків, задати допустиму кореспонденцію (враховуючи кореспонденції рахунків, що суперечать Закону України “Про обіг векселів в Україні”) і аналітику.
На нашу думку, при відображенні в бухгалтерському обліку вексельних операцій необхідно забезпечити аналітику в наступних розрізах:
1. Статус векселя:
– прострочений (непрострочений);
– своєчасно опротестований (неопротестований).
2. Місце зберігання векселя (підприємство або банк);
3. Учасник вексельної операції (в розрізі учасників векселя – для векселів одержаних в розрізі платників або векселедавців, для векселів виданих (акцептованих) даний вид субконто можна ігнорувати оскільки невідомо, ким буде пред’явлено вексель до платежу);
4. Вид векселя.
У випадку настання строку платежу або протесту за векселем, програма, в якій використовується аналітична картка обліку, повинна повідомляти про необхідність сплати або одержання платежу.
За наявності на підприємстві електронної пошти слід одночасно формувати повідомлення для особи (векселедавця простого або акцептанта (трасата) переказного векселя), яка повинна сплатити за векселем (рис. 4.).

Рис. 4. Повідомлення електронної пошти про платіж за векселем
Рис. 4. Повідомлення електронної пошти про платіж за векселем


В аналогічному порядку має бути сформоване повідомлення про настання строків позовної давності по векселях.
В програмі потрібно побудувати структуру аналітичного і синтетичного обліку, створити необхідні документи, типові господарські операції та звіти.
Всі субконто необхідно приєднати до відповідних, попередньо створених, Довідників. Субконто 1 та Субконто 2 приєднати до довідника Види та статуси векселів, а Субконто 3 – до довідника Контрагенти.
Схема синтетичного та аналітичного обліку вексельних операцій підприємства, яке не є торговцем цінними паперами, на прикладі програми “1С: Бухгалтерія” буде мати наступний вигляд (рис. 5.).

Рис. 5. Синтетичний та аналітичний облік вексельних операцій в програмі “1С: Бухгалтерія”
Рис. 5. Синтетичний та аналітичний облік вексельних операцій в програмі “1С: Бухгалтерія”


Програми для автоматизації операцій на малих і середніх підприємствах надають можливість формувати автоматичні (типові) операції в режимі користувача. За вексельними операціями доцільність формування таких операцій випливає з того, що вексельний обіг складається з певних дій – видача, оплата, облік у банку, авалювання, передача (індосамент), акцептування (для переказного векселя), купівля-продаж векселів тощо. Система проводок за цими діями в кожному випадку є сталою, отже бухгалтеру доцільно створити автоматичні операції, які відповідають цим діям, при цьому встановлюючи зв’язок даних операцій з відповідними документами – актами погашення, актами приймання-передачі векселів, платіжними дорученнями тощо.
Для створення шаблону типової операції необхідно виконати наступні кроки:
1) створити заголовок групи типових операцій “Вексельні операції” та заголовок відповідної типової операції, наприклад “Облік у банку”;
2) визначити загальні параметри типової операції;
3) визначити кореспонденцію рахунків, що описують операцію та правила заповнення реквізитів проводок;
4) заповнити форму попередньо встановлених значень реквізитів операції та проводок;
5) зберегти та перевірити шаблон типової операції.
Хоча програми для автоматизації обліку на малих і середніх підприємствах не мають спеціальних налагоджень для обліку векселів, часто вони надають широкі можливості конфігурації, за допомогою якої можна створити необхідні компоненти для обліку вексельних операцій. Наприклад, це стосується відображення шаблону типових операцій в електронних документах.
Електронний документ щодо обліку векселів повинен складатися з чотирьох частин:
1. Діалог для введення реквізитів документів в базу даних програми;
2. Форма для друку документів на папері;
3. Алгоритм, який визначає послідовність введення реквізитів в діалозі;
4. Шаблон типової операції.
Розглянувши автоматизацію обліку вексельних операцій, при якій вексель не переводиться в електронний вигляд, спробуємо дослідити можливість такого переведення.
Електронні векселі останнім часом викликають інтерес з боку векселедавців та операторів вексельного ринку. Серед позитивних сторін електронного векселя називаються зручність, швидкість обігу та дешевизна випуску.
Демківський А.В. одним з відхилень, що перешкоджає інтеграції українського господарства у світовий ринок, називає відсутність випуску векселів в електронній формі.
Переважна більшість прихильників електронного (бездокументарного) векселя посилається на позитивний світовий досвід використання таких цінних паперів. Вексель, який з самого початку випускається в електронному вигляді, існує в США та Російській Федерації.
Однак варто зауважити, що електронні векселі у США випускаються виключно державою, зокрема казначейством. Державний статус цього цінного паперу означає, що вексель протягом всього періоду свого обігу зберігає незмінною свою первинну форму. Оскільки виплати за казначейськими векселями плануються у федеральному бюджеті, то ризик несплати практично відсутній – розрахунки з державою в усьому світі вважаються найбільш безпечними. Отже, необхідності в авалі, акцепті та протесті таких векселів немає. Відповідно немає необхідності в обліку додаткових прав і зобов’язань за векселями, що значно спрощує їх облік – записи за рахунками власників державних векселів.
Що ж стосується практики вексельного обігу в Україні, то головна проблема використання електронного векселя полягає в тому, що він, як і будь-який інший цінний папір, традиційно виник і розвивався саме як папір.
Наслідком цього стало застосування до цінних паперів законодавчого принципу речового права, коли вексель спочатку розглядається як сертифікат, а вже потім – як титул певних прав. Більше того, в ст. 5 Закону України “Про обіг векселів в Україні” зазначено, що векселі (прості і переказні) складаються у документарній формі і не можуть бути переведені у безокументарну форму (знерухомлені). Відповідно практика електронного обігу векселів в Україні відсутня.
Приклад Росії, де векселі в електронному вигляді використовуються як правило в біржових системах, не можна визнати прийнятним для України з декількох причин:
– держателі електронного векселя в російському варіанті не звільняються від звичайної паперової процедури його обігу, отже електронна форма векселя є додатковою;
– процедура вексельного обігу опосередковується платіжним агентом, послуги якого є платними, що призводять до додаткових витрат;
– технічні особливості процедури обліку прав держателів фактично заперечують можливість бланкового індосування і перетворюють сам індосамент на звичайну цивільну цесію.
Щодо використання казначейських векселів в США, то на нашу думку, такі казначейські векселі, відповідно до Женевської системи права, не є векселями, а виступають облігаціями, з нульовим купоном, що було детально розглянуто в пункті 2.2.
Слід також не погодитись з думкою О. Романченко про можливість впорядкування вексельного обігу шляхом організації подібної до біржової електронної системи оскільки, як зазначалось вище, вексель не є об’єктом котирування на біржах.
При зберіганні векселів в банку слід створити:
– інформаційну базу, яка б працювала у режимі реального часу;
– систему, яку повинен мати депозитарій, який би забезпечував зберігання запропонованих до продажу векселів;
– систему, що має містити клірингову (розрахункову) палату, яка б забезпечувала розрахунки з одночасною гарантією виконання угод.
Що забезпечить отримання підтвердження про випуск векселя емітентом, крім того, можливість відслідковувати повідомлення інших банків про фальшиві, вкрадені та загублені векселі.
Аналіз наведеної практики інших країн дає можливість узагальнити основні характеристики ситуації, в якій є можливим використання електронного векселя:
– обсяг випуску векселів має бути досить великим;
– оплата по векселях має здійснюватися в обов’язковому порядку, а її форма та механізм повинні бути ідентичними по всіх векселях.
Крім того, у випадку додержання наведених умов, вексель без особливих проблем може існувати у вигляді запису по рахунках. Проте навіть при додержанні перелічених вимог залишаються деякі неясності. Векселем не може бути електронний файл, отже, немає сенсу відмовлятися від документарної форми векселя. Компроміс між різними формами застосування векселів може бути досягнутий шляхом обігу документарних векселів через облік прав їх держателів у випадку, коли останні вважають таку форму обігу зручнішою для себе. Технічно це здійснюється шляхом знерухомлення документарного векселя.
Погоджуючись на обіг векселя у формі записів по рахунках, держатель відмовляється від можливості здійснити, наприклад, бланковий індосамент. Технічні особливості депозитарного обліку вимагають оголошення при передачі вексельного документа і індосанта, і індосата. Проте факт такого оголошення на самому векселі не відбувається. Фактично здійснюється звичайна цивільна цесія, яка оформлюється не написом на векселі, а сурогатом цього напису.
Виходячи з цього, вважаємо, що потрібно заперечувати можливість обігу векселя в електронному вигляді, оскільки в економічній системі не існує потреб в електронному обігу векселів.