Анализ финансовой отчетности

Інформаційне забезпечення облікового процесу в умовах сучасних інформаційних систем і технологій

Основна функція будь-якої установи - прийняття управлінських рішень, що формуються на основі отриманої інформації. Інформація відіграє важливу роль у суспільному розвитку, а потреба усіх видів людської діяльності в інформаційних ресурсах необмежена. В управлінні важливу роль відіграє облік. Підтвердженням цьому є визначення надані цілим рядом авторів. Так зокрема О.М. Островський зазначає, що бухгалтерський облік забезпечує досить об’ємну частину економічної інформації підприємства та є однією з головних управлінських функцій [1, с.5]. Професор М.В. Кужельний визначає облік як складну систему забезпечення достовірною й повною інформацією користувачів про діяльність підприємства для прийняття рішень [2, с.162]. В свою чергу Штрайт Б. та Петрик Е. зазначають, що перед інформаційним забезпеченням постають такі проблеми, як: - кількісна – включає питання які стосуються необхідного обсягу інформації; - часу – розвиток системи (прискорений) зумовлює короткі актуалізаційні цикли інформації ; - якості – інформація має бути обґрунтованою; - комунікації – стосується питань способу підготовки інформації, а також напрямку передачі інформації (часто інформація виникає не там, де вона необхідна) [3]. З даними визначеннями важко не погодитьсь, адже увесь облік ґрунтується на інформації та є її каталізатором. За відсутності інформації облік перестане існувати, як наука. Інформація становить основу облікового процесу, що забезпечує взаєморозуміння між людьми. Процес обміну інформацією в обліку – це процес кругообігу інформації між суб’єктами обліку. При цьому процес передачі облікової інформації містить взаємопов’язані етапи (рис. 1):

Рис. 1. Схема обміну інформаційними потоками
Рис. 1. Схема обміну інформаційними потоками


Із зовнішнього та внутрішнього середовища бухгалтерською службою утримується досить велика кількість інформації, яка потребує аналізу. Для того щоб відбувся обмін інформаційними потоками необхідно з числа отриманої та проаналізованої інформації вибрати оптимально необхідну, яка конкретизуватиме ту чи іншу ситуацію, подію, факт та з урахуванням того кому вона передаватиметься. Обрана інформація систематизується та формується у формі повідомлення, яке містить конкретну інформацію адресовану визначеному суб’єкту взаємовідносин.
Для передачі інформації сьогодні використовуються різноманітні канали: телефони, факси, пошта, комп’ютерні мережі та ін. Саме тому обираючи канал передачі повідомлення слід враховувати зміст наявної у ньому інформації. Важливість правильної передачі полягає у зрозумілості переданої інформації адресату та й у своєчасності, точності отримання відповіді.
Перетворення інформації відбувається на етапі коли утримувач інформації аналізує її та формує на неї своє повідомлення і стає уже відправником інформації, а відправник – адресатом, що очікує відповіді на відповідне повідомлення відправлене адресату. Адресатом також обираються канали передачі інформації.
Завданням інформації для забезпечення ефективно організованого облікового процесу є:
- визначення потреби кожного працівника у змісті необхідної для нього інформації;
- визначення потреби працівників у технічних засобах для забезпечення функціонування безперервного обміну інформаційними обліковими потоками;
- в умовах автоматизації облікових даних формування відповідного рівня отримання, опрацювання, передачі та збереження інформації.
Ефективність роботи органів Пенсійного фонду також залежить від своєчасної та повної інформації на якій ґрунтується наявність та взаємодія суб’єктів пенсійної системи (рис. 2.):

Рис. 2.  Структура складових ефективності роботи Пенсійного фонду
Рис. 2. Структура складових ефективності роботи Пенсійного фонду


1) ефективність взаємодії з страхувальниками та одержувачами пенсійних виплат;
2) ефективність внутрішньої роботи конкретного структурного підрозділу Пенсійного фонду;
3) ефективність взаємодії структурних підрозділів Пенсійного фонду між собою.
Усіх суб’єктів пенсійної системи об’єднує наявність інформаційного забезпечення. При цьому вхідні інформаційні дані для прийняття рішень, необхідна інформація і самі рішення представляються у вигляді документів. А основою наукової організації праці виступає документ, як зазначає професор Ф.Ф. Бутинець [4, c.87].
О.В. Матвієнко визначає документ як сукупність трьох складових: фізична реєстрація інформації, активізація певної діяльності, форма подання інформації. При цьому форма документа є тісно взаємопов’язаною з характером подальшої діяльності підприємства, що зумовлюється необхідністю формування нових документів (рис. 3) [5, с.35]:

Рис. 3. Сукупність інформації, форми і діяльності представлених як документ
Рис. 3. Сукупність інформації, форми і діяльності представлених як документ


Отже документ, як носій інформації, виступає як неодмінний елемент внутрішньої організації будь-якої установи, забезпечуючи взаємодію її частин. Відповідно, фундаментом організації облікового процесу при автоматизованій системі обробки інформації є документ.
Бухгалтерські документи надходять у загальному потоці документів і є частиною документального фонду організації в цілому та формують документооборот. Як зазначає А.Г. Загородній, під документооборотом розуміється рух документів з моменту їхнього створення, одержання в організації до відправлення або завершення їх виконання [6, c.186].
На думку В.Г. Швеця, користувачі зможуть вчасно отримати необхідну інформацію для прийняття рішень при умові прискорення руху документів (чим коротше і швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим) і саме це є головним завданням документообігу [7, c.83].
Уся документація як бухгалтерії, так і організації в цілому поділяється на три головних та основних документальних потоки:
1) вхідні документи, тобто отримані ззовні;
2) вихідні документи, тобто внутрішні які підлягають відправленню;
3) внутрішні документи.
Типовий «цикл життя» документа в пенсійних організаціях можна представити таким чином рис. 4

Рис. 4 Методика побудови документообігу
Рис. 4 Методика побудови документообігу


Отже, з документами - незалежно від їхнього змісту - необхідно виконувати деякі загально прийняті операції: приймати і відправляти, реєструвати, передавати по призначенню, контролювати процес їхнього виконання, надавати довідкову інформацію по документах. В даному випадку необхідним є формування принципів, яким має відповідати документообіг.
Вважаємо, що сучасний документообіг повинен ґрунтуватись на таких принципах:
1) системності – при розробці документообігу необхідно враховувати встановлені існуючі взаємовідносини між бухгалтерією та іншими структурними підрозділами підприємства;
2) відкритості – врахування можливості доповнення і оновлення руху документів без порушення функціонуючого порядку;
3) ефективності – забезпечення раціонального співвідношення між затратами часу на створення документу і його передачею в архів.
Український документообіг характеризується контролем за внутрішніми або вхідними документами відразу після їхнього надходження чи формування.
Для сьогодення побудова ефективної організації управління внутрішніми та зовнішніми інформаційними потоками за допомогою комп’ютерної техніки, відіграє у діяльності суб’єктів господарювання важливу роль. Новітні засоби інформацій та обчислювальної техніки міцно ввійшли в сучасне життя людства, і в викликає великий подив, в даному випадку, вже недостатньо-ефективне їх використання, а не просто їх наявність. Тому процес впровадження сучасних інформаційних мереж відбувається на підприємствах та організаціях всіх форм власності.
Отже, впровадження сучасних інформаційних технологій має на меті оптимізувати організаційні облікові процедури, роблячи їх більш логічними та простими. При цьому, як зазначає О.В. Матвієнко, комп’ютерна інформаційна система включає взаємопов’язану сукупність комплексу апаратно-програмних засобів для збору, передачі та опрацювання відповідної інформаційної бази та є поліструктурним об’єктом [5, с.27].
Значна увага в Пенсійному фонді приділяється формуванню раціональної інформаційної системи обліку надходження і використання страхових коштів.
В органах Пенсійного фонду України сьогодні використовується три базових інформаційних технології, а саме: автоматизована система обробки пенсійної документації (АСОПД); система обліку страхових внесків (СОСВ); система персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб (СПОВ). Завдання на формування та запровадження Інтегрованої комплексної інформаційної системи (ІКІС) було затверджено у 2003 р. [8, с.688].
Шляхом реалізації комплексу макрофункцій у Пенсійному фонді досягається виконання поставлених завдань стосовно автоматизованої системи обліку сплати страхових внесків у районних відділах доходів (далі - АРМ ООСВ):
1) облік юридичних та фізичних осіб - платників внесків (ПСВ);
2) облік розрахункових зобов’язань платників стосовно сплати страхових зборів;
3) облік платежів платників до Пенсійного фонду та обробка виписок банку;
4) облік мирових угод та договорів розстрочки, регресних вимог, дисконту, адміністративних штрафів;
5) облік відшкодування коштів на виплату пільгових пенсій;
6) облік нарахування та сплати фінансових санкцій та пені за різними видами нарахувань та платежів;
7) облік добровільних внесків по укладених договорах добровільної участі в системі державного пенсійного страхування платежів та спрощеної системи оподаткування;
8) ведення по основних показниках обліку сплати внесків оперативної, місячної та квартальної звітності та поєднання його з обліком обласного рівня [8, с.688-689].
Як зазначають фахівці Пенсійного фонду, картки особового рахунка для кожного платника зборів є основою для бази даних обліку в АРМ ООСВ. Обробка виписок банку (чи введення в ручну платіжних доручень) та звітність за коштами ведеться у різних розрізах окремою підсистемою АРМ ООСВ [8, с.689].
Автоматизовані інформаційні технології надають, з усіх доступних джерел, лише необхідну інформацію та забезпечують централізований і автоматизований обмін даними, а також полегшують процес управління ними, утворюючи при цьому основу рішень. В результаті значно знижуються затрати праці працівників на контроль за переміщенням паперових документів зовні та всередині організації та порядком передачі конфіденційної інформації; на «розтиражування» документів вручну. На всіх етапах роботи з документами, при наскрізному автоматизованому контролі за їх виконанням, більш керованими і прогнозованими стають терміни їхньої підготовки, що кардинально підвищує якість роботи самих виконавців.
Кожна організація здійснює архівне збереження власних документів і це забирає не мало часу. Саме тому, автоматизація даної ділянки облікового процесу на підприємстві відіграє значну роль у підвищенні ефективності роботи. Так архівне збереження облікових документів складається із взаємопов’язаних складових і в електронному вигляді його можна представити наступним чином (рис. 5):

Рис. 5. Процес архівного збереження електронної документації
Рис. 5. Процес архівного збереження електронної документації


1) побудова архіву електронних документів та їх паперових аналогів;
2) архівне збереження електронних документів відповідно до вимог Головного архівного управління.
В основі побудови електронного документообігу залишається максимальна наступність паперового. Це зумовлюється поступовим (безболісним) переходом від традиційних способів документування до сучасних технологічних. В умовах електронного документообігу досить суттєвою умовою є наявність електронного сховища для документів, що надійно гарантує збереженість великих масивів інформації. Важливим також є забезпечення ефективної взаємодії користувачів із архівом електронної інформації.
Системи електронного документообігу забезпечують створення нового організаційно-робочого простору в якому значимим є зацікавленість працівників у виконанні своїх обов’язків. Впровадження сучасних інформаційних технологій направлене на виконання не лише внутрішніх завдань певного працівника відділу, а й вирішення більш ширшого кола питання відповідного структурного підрозділу.
Автоматизація документообігу забезпечує збереженість опрацьованих документів в єдиному архіві, що дає змогу організувати ефективний пошук та оптимальний вибір необхідної інформації для формування нових даних. Архівне збереження електронних документів забезпечує єдиний інформаційний простір який дає змогу зробити оперативний доступ до архівних матеріалів.
Робота з автоматизованими документами, що забезпечують необхідною інформацією відповідні структурні підрозділи Пенсійного фонду, має неабияке значення для ефективної його діяльності в цілому. При цьому:
1) терміни виконання розпорядчих документів скорочуються;
2) є можливість проконтролювати документальний потік на будь-якій стадії їхнього створення;
3) стає можливим збільшення уваги при вирішенні більш важливих завдань;
4) забезпечується автоматизована підтримка бази даних необхідних для роботи нормативно-інформаційних документів;
5) приділяється більше уваги для аналізу необхідної інформації з метою вдосконалення процесу управління.
Обліковий процес в умовах автоматизованої обробки даних в органах Пенсійного фонду можна представити наступним чином (рис. 6):

Рис. 6.   Схема формування автоматизованого облікового процесу
Рис. 6. Схема формування автоматизованого облікового процесу


Підґрунтям автоматизації облікового процесу є переведення паперового документа в електронну форму при його реєстрації та подальша робота вже з електронними варіантом. Відповідно, в умовах автоматизації облікового процесу більше уваги приділяється контролю за виконанням господарських операцій.
Завдяки автоматизації облікового процесу у Пенсійному фонді:
1) прискорюється рух документів, що забезпечує гарантований та своєчасний розгляд і опрацювання даних документів;
2) підвищується ефективність роботи не лише працівників, а всієї організації в цілому;
3) забезпечується ефективний контроль за виконанням облікових документів та прийняттям управлінських рішень;
4) гарантується отримання максимально повної та необхідної документальної бази, що підвищує обґрунтованість і якість рішень які приймаються.
Важливим етапом в організації облікового процесу Пенсійного фонду є отримання звітності та іншої інформації від суб’єктів господарювання в електронному вигляді. Першим кроком на даному етапі є введення в дію Порядку подання звітів до Пенсійного фонду України в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 19.04.2007 р. № 7-7 [9]. У відповідності до даного Порядку реєстрація одержаного електронного звіту здійснюється в автоматизованому режимі. Електронний зразок звіту прикріплюється до реєстраційної картки, реквізити якої забезпечує можливість формування необхідних аналітично-статистичних інформаційних даних та легкість їх пошуку. При цьому засвідчується ідентичність документа. В даному випадку інформаційні технології виступають як каталізатор, завдяки якому управління Пенсійного фонду переходять на новий рівень взаємин, і відноситимуться до страхувальників як до клієнтів, а не як до «надокучливих відвідувачів», особливо в останні дні подання звітності.
Зокрема, при перекладі потоків документів в електронну форму й інтеграції їх з інтернет-порталами (рис. 7) досягається істотна економія часу і засобів, як управлінь органів Пенсійного фонду, так і суб’єктів господарювання.

Рис. 7 Схема взаємозв’язку з Пенсійним фондом через інтернет-портали
Рис. 7 Схема взаємозв’язку з Пенсійним фондом через інтернет-портали


Так, створення системи обміну електронними документами між Пенсійним фондом та страхувальниками дозволить забезпечити:
1) прискорення доставки документів;
2) гарантію своєчасності отримання;
3) доставку «під підпис» - повідомлення відправника про одержання і реєстрацію документа.
Від запровадження інформаційних технологій у взаємовідносини між суб’єктами пенсійної системи можна очікувати тактичні та стратегічні результати.
Основою тактичних результатів є скороченням витрат часу, які досить легко виміряти і визначити. Наприклад, ми можемо визначити, на основі підрахунку, скільки часу заощадять суб’єкти господарювання та органи Пенсійного фонду у взаємодії через інтернет-портали.
Очікувані стратегічні результати - це підвищення якості прийнятих рішень, які забезпечуватимуть збільшення довіри громадян до Пенсійного фонду.
Ще на протязі тривалого часу важливі документи будуть видаватися, затверджуватися і доставлятися в паперовому варіанті. І це необхідно враховувати. Проте затвердження законодавчих актів, які забезпечують юридичну легітимність електронного документу, відкриватиме можливість створення системи обміну ними та не потребуючи дубляжу паперовими.
До негативних економічних наслідків може призвести несвоєчасна обробка фінансових документів тому завжди приділяється велика увага раціональній організації документообігу, особливо в обліку. Прогресивним і високотехнологічним підходом до істотного підвищення ефективної роботи органів Пенсійного фонду відповідно і є електронний документообіг. Можливість автоматизації процесу узгодження і затвердження документа, у тому числі і з використанням електронних аналогів особистого підпису є досить важливою перевагою технології підготовки документів, що використовується в електронному документообігу.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
1. Островський О.М. Типовые элементы организации бухгалтерского учета. – М.: Финансы и статистика, 1988. – 207 с.
2. Кужельний М.В., Лінник В.Г. Теорія бухгалтерського обліку: Підручник. – К.: КНЕУ, 2001. – 334 с.
3. Штрайт Б., Петрик Е. Контроллинг в реализации информационной функции // Бухгалтерский учет и аудит. – 1995. – № 7. – С. 35-39.
4. Організація бухгалтерського обліку. Підручник для студентів спеціальності «Облік і аудит» вищих навчальних закладів / За редакцією проф. Ф.Ф. Бутинця. – 3-є вид., доп. і перероб. – Житомир: ПП «Рута», 2002. – 592 с.
5. Матвієнко О.В., Цивін М.Н. Основи менеджменту інформаційних систем: Вид. 2-ге, перероб. та доп.: Навчальний посібник. – К.: Центр навчальної літератури, 2005. – 176 с.
6. Загородній А.Г., Вознюк Г.Л., Партин Г.О. Облік і аудит: Термінологічний словник. – Львів: «Центр Європи», 2002. – 671 с.
7. Швець В.Г. Теорія бухгалтерського обліку: Навч. посіб. – К.: Знання-Прес, 2003. – 444 с.
8. Зайчук Б.О., Зарудний О.Б., Березіна С.Б., Александров В.Т., Недбаєва С.М.. Пенсійний фонд України. Організаційно-правові та соціально-економічні засади функціонування. – К.: «АВТ», 2006. – 1056 с.
9. Порядок подання звітів до Пенсійного фонду України в електронній формі, затверджений постановою правління Пенсійного фонду України від 19.04.2007 р. № 7-7 // Бухгалтерія. – 2007. – №20. – С. 12-15.